Rozporządzenie ESPR: przygotuj dane pod cyfrowy paszport produktu

Rozporządzenie ESPR zmienia sposób, w jaki firmy będą musiały opisywać i potwierdzać dane o produktach na rynku UE. Z tego tekstu dowiesz się, jakie informacje przygotować pod cyfrowy paszport produktu, gdzie najczęściej powstają braki i od czego zacząć, żeby nie budować paszportu na arkuszach, mailach od dostawców i nieaktualnej dokumentacji. Dlatego rozporządzenie ESPR warto rozważyć nie tylko pod kątem prawnym, ale potraktować jako sygnał do uporządkowania danych produktowych.

UE chce, żeby produkt dało się łatwiej sprawdzić: z czego powstał, czy można go naprawić, jak długo powinien działać i co zrobić z nim po zakończeniu użytkowania.

Cyfrowy paszport produktu ma zebrać te informacje w cyfrowej formie. Dzięki temu klient, partner biznesowy lub organ kontrolny nie musi opierać się na ogólnym opisie produktu, a może dostać dostęp do potrzebnych danych.

Powód tego działania jest uzasadniony. Komisja Europejska wskazuje, że nawet do 80% wpływu produktu na środowisko zależy od decyzji podejmowanych na etapie projektowania. Jeśli produkt od początku nie jest przygotowany pod trwałość, naprawę i odzysk materiałów, trudno nadrobić to później samym recyklingiem.

Druga liczba dobrze pokazuje skalę zmiany. W 2023 roku tylko 11,8% materiałów użytych w UE pochodziło z recyklingu i wróciło do gospodarki. Rozporządzenie ESPR ma sprawić, że dane potrzebne do lepszego zarządzania produktami będą łatwiejsze do sprawdzenia i porównania.

Warto z tego zapamiętać, że dane o produkcie stają się częścią zgodności, obsługi klienta i rozmów B2B.

Rozporządzenie ESPR, czyli Ecodesign for Sustainable Products Regulation, to rozporządzenie UE 2024/1781. Zastępuje wcześniejsze przepisy o ekoprojekcie, które dotyczyły głównie produktów związanych z energią, i rozszerza wymagania na znacznie szerszą grupę produktów fizycznych.

Cel rozporządzenia zakłada, że produkty sprzedawane w UE mają być trwalsze, łatwiejsze do naprawy, możliwe do ponownego użycia i lepiej przygotowane do recyklingu.

Rozporządzenie ESPR może wprowadzać wymagania dotyczące między innymi:

Cyfrowy paszport produktu jest jednym z narzędzi do udostępniania tych informacji. Kod QR, link lub inny nośnik danych to tylko wejście. Najważniejsze jest jednak, czy firma ma dobre, aktualne i możliwe do sprawdzenia dane.

Rozporządzenie ESPR obejmuje szeroką grupę produktów fizycznych wprowadzanych do obrotu lub oddawanych do użytku na rynku UE. Dotyczy także komponentów i produktów pośrednich.

Są wyłączenia, między innymi żywność, pasze, produkty lecznicze, żywe rośliny i zwierzęta oraz wybrane pojazdy objęte osobnymi przepisami.

Pierwszy plan prac, który rozwija rozporządzenie ESPR na lata 2025-2030, wskazuje grupy produktów traktowane przez Komisję Europejską priorytetowo. W pierwszej kolejności rozporządzenie ESPR skupia uwagę na grupach produktów o dużym znaczeniu środowiskowym i materiałowym.

Jeśli sprzedajesz produkty z tych grup możesz już zacząć zastanawiać się, czy jesteś w stanie już teraz szybko przedstawić wymagane dane.

Zakres danych będzie zależał od kategorii produktu i późniejszych aktów dla konkretnych grup. Nie powstanie jedna identyczna lista dla wszystkich branż.

Można jednak wskazać obszary, które firmy powinny sprawdzić już teraz:

Nowe przepisy nie wymagają samej deklaracji, ale dostępu do wiarygodnych danych o produkcie.

Przykład dla producenta mebli: potrzebne mogą być dane o drewnie, płytach, metalowych elementach, klejach, powłokach, częściach zamiennych i instrukcji demontażu.

Przykład dla marki odzieżowej: znaczenie mogą mieć skład tkaniny, dodatki, barwniki, kraj produkcji, trwałość, pielęgnacja i możliwość recyklingu włókien.

Najczęstszy problem nie polega na tym, że firma nie ma żadnych danych. Częściej dane są rozproszone: w ERP, PIM, kartach technicznych, deklaracjach dostawców, opisach produktów, plikach PDF i skrzynkach mailowych. Cyfrowy paszport produktu wymaga jednej, spójnej wersji informacji.

Rozporządzenie ESPR będzie wdrażane etapami. Szczegółowe wymagania dla konkretnych produktów pojawią się w kolejnych aktach. Czekanie do ostatniego momentu zwiększa jednak koszt przygotowania.

Najlepszy start to sprawdzenie sześciu rzeczy:

Jeśli opis produktu w sklepie, karta techniczna i deklaracja dostawcy pokazują różne informacje, paszport nie rozwiąże problemu, jedynie go wyeksponuje.

Jeśli uporządkujesz dane wcześniej, zyskasz więcej niż spokój regulacyjny. Szybciej odpowiesz klientom B2B, lepiej przejdziesz audyty, sprawniej stworzysz oferty i ograniczysz ręczne przepisywanie danych między zespołami.

Najlepiej zacznij od krótkiego audytu danych produktowych. Im wcześniej sprawdzisz dane, tym łatwiej będzie przygotować firmę na rozporządzenie ESPR i cyfrowy paszport produktu.

Zacznij od produktów sprzedawanych w UE, szczególnie z grup wskazanych w planie prac ESPR. Nie analizuj całego portfolio naraz, jeśli nie musisz.

Sprawdź ERP, PIM, karty techniczne, deklaracje, certyfikaty, dokumentację jakościową, opisy e-commerce i dane od dostawców.

Najczęściej brakuje danych o pochodzeniu materiałów, substancjach, częściach zamiennych, demontażu i recyklingu.

Każde pole powinno mieć osobę lub dział odpowiedzialny za aktualność. Bez tego nawet dobra baza szybko się starzeje.

Na start wystarczy wspólne minimum: nazwa komponentu, materiał, dokument, data, źródło i status.

Cyfrowy paszport produktu powinien odnosić się do produktu, modelu, partii lub wariantu.

Jeśli dane o produkcie są rozproszone między ERP, PIM, arkuszami, kartami technicznymi i mailami od dostawców, przygotowanie do cyfrowego paszportu produktu warto zacząć od ich uporządkowania. Pomożemy Ci zebrać informacje produktowe w jednym procesie i ograniczyć ręczne przepisywanie danych.

Zgodność z rozporządzeniem ESPR to nie wszystko. Dobre dane produktowe pomagają sprzedawać.

Klienci coraz częściej pytają o skład, certyfikaty, pochodzenie, substancje, naprawę i recykling. Jeśli odpowiadasz szybko i spójnie, skracasz rozmowę handlową. Jeśli za każdym razem szukasz informacji w kilku miejscach, tracisz czas i zaufanie.

Cyfrowy paszport produktu może też pomóc udowodnić jakość Twojego produktu. Zamiast ogólnych obietnic możesz pokazać dane: materiały, dokumenty, części, instrukcje, możliwość naprawy i informacje o końcu życia produktu.

Rozporządzenie ESPR prowadzi firmy w stronę rynku, na którym produkt musi mieć uporządkowaną historię.

Nie musisz znać jeszcze wszystkich wymagań dla swojej branży, żeby zacząć. Wybierz jedną grupę produktów, sprawdź dostępne dane, nazwij braki i przypisz odpowiedzialność. Od tego zaczyna się Twoja gotowość na cyfrowy paszport produktu.

Nie dla wszystkich produktów naraz. Rozporządzenie ESPR tworzy ramy, a obowiązki będą wprowadzane etapami dla konkretnych grup produktów.

Obejmuje szeroką grupę produktów fizycznych na rynku UE, w tym komponenty i produkty pośrednie. Są jednak wyłączenia, między innymi żywność, pasze, produkty lecznicze, żywe rośliny i zwierzęta oraz wybrane pojazdy.

Nie. Kod QR, link lub inny nośnik daje dostęp do danych. Najważniejsze są same dane: ich jakość, aktualność, źródło i powiązanie z konkretnym produktem.

Najpierw sprawdź, które produkty mogą wejść w zakres rozporządzenia ESPR. Potem zrób mapę danych: co masz, czego brakuje, kto za to odpowiada i skąd pochodzą informacje.

Nie. Pełny zakres obowiązków będzie zależał od kategorii produktu, ale porządkowanie danych produktowych można zacząć wcześniej.