KPI pomagają Ci szybko sprawdzić, czy firma idzie w dobrą stronę, ale tylko wtedy, gdy mierzą coś ważniejszego niż samą aktywność. Chcemy, byś po lekturze wiedział, co to jest KPI, czym różni się od zwykłej metryki, jak wygląda dobry raport KPI i jakie przykłady KPI warto znać w sprzedaży, produkcji, marketingu oraz finansach.

KPI to wskaźnik, który pokazuje, czy firma, dział albo proces zbliża się do konkretnego celu. Jeśli zarządzasz produkcją, sprzedażą, operacjami albo finansami, KPI pomaga szybko sprawdzić, gdzie wynik jest dobry, gdzie pojawia się problem i czym trzeba zająć się w pierwszej kolejności.

Skrót KPI pochodzi od angielskiego Key Performance Indicator, czyli wskaźnik efektywności.

Nie każda liczba w firmie jest KPI. Liczba spotkań, telefonów, wejść na stronę albo wysłanych ofert może coś mówić, ale sama w sobie nie zawsze pomaga podjąć decyzję.

Dobry KPI odpowiada na pytanie:

Czy idziemy w stronę wyniku, na którym nam zależy?

Przykład:

Jeśli celem sprzedaży jest wzrost przychodu, samo mierzenie liczby spotkań może być mylące. Handlowiec może mieć dużo spotkań, ale mało zamówień. Lepsze KPI to:

KPI ma pomóc Ci zobaczyć, co działa, co słabnie i gdzie trzeba zareagować.

Najprościej: metryka coś mierzy, KPI mierzy coś ważnego dla celu.

Dobry test wygląda następująco:

Jeśli wskaźnik rośnie albo spada, czy wiesz, co zrobić dalej?

Jeśli nie, to prawdopodobnie nie jest KPI, tylko dana do obserwacji.

Słabo:

Mierzymy liczbę leadów.

Lepiej:

Chcemy zwiększyć miesięczną sprzedaż online do 300 000 zł, dlatego mierzymy liczbę leadów, konwersję i średnią wartość zamówienia.

Wtedy widzisz nie tylko ruch, ale też miejsce, w którym wynik się psuje.

Każdy KPI powinien mieć osobę, która za niego odpowiada.

Przykład: za konwersję ofert może odpowiadać kierownik sprzedaży, za OEE kierownik produkcji, za czas spływu należności dyrektor finansowy, a za reklamacje manager jakości.

Bez właściciela KPI zostaje w raporcie. Z właścicielem może prowadzić do decyzji.

Przykład:

Konwersja ofert = liczba wygranych ofert / liczba wszystkich ofert × 100%

Jeśli każdy liczy wskaźnik inaczej, zespół traci czas na spory o dane.

Jeden wynik może mylić. Trend da Ci więcej informacji.

Jeśli konwersja ofert wynosiła 28% w styczniu, 25% w lutym, 21% w marcu i 18% w kwietniu, sam wynik z kwietnia nie jest pełną informacją. Ważniejszy jest spadek przez cztery miesiące. To sygnał, że trzeba sprawdzić proces sprzedaży, jakość leadów, ofertę albo sposób pracy handlowców.

KPI ma sens wtedy, gdy po jego zobaczeniu ktoś podejmuje decyzję.

Poniżej znajdziesz przykłady KPI, które można wykorzystać jako punkt startowy. Nie kopiuj ich bezrefleksyjnie. Najpierw ustal cel, a dopiero potem dobierz wskaźniki.

Przykład ze sprzedaży:

Firma wysyła 120 ofert miesięcznie. Sprzedaż wynosi 360 000 zł. Po analizie okazuje się, że 70% przychodu daje tylko 25 ofert.

W takim przypadku samo KPI „liczba ofert” może szkodzić, bo premiuje ilość. Lepsze wskaźniki to wartość wygranych ofert i konwersja ofert z dobrą marżą.

Przykład z produkcji:

Linia pracuje 480 minut na zmianę. Ma 60 minut przestojów, więc dostępność wynosi 87,5%. Wydajność to 90%, a jakość 98%.

OEE = 87,5% × 90% × 98% = 77,2%

Sam wynik nie wystarczy. Rozbicie go na części pokazuje, że największy problem leży w przestojach.

Przykład z marketingu:

Słaby KPI to liczba wyświetleń posta. Lepszy KPI to liczba zapytań od firm z grupy docelowej. Pierwszy wskaźnik pokazuje zasięg. Drugi mówi, czy treść pomaga sprzedaży.

Dobry raport KPI nie musi mieć wielu stron. Jego zadaniem jest szybko pokazać Ci:

W raporcie powinny znaleźć się: cel, aktualny wynik, plan, trend, komentarz, działanie i osoba odpowiedzialna.

Przykład raportu KPI

Taki raport jest krótki, ale prowadzi rozmowę w dobrą stronę. Nie pokazuje tylko wyniku. Pokazuje też, kto i co powinien sprawdzić.

Jeśli masz 30 KPI na jednym ekranie, trudno zobaczyć priorytety. Na poziomie zarządu często wystarczy 5 do 10 wskaźników. Dział może mieć ich więcej, ale każdy powinien mieć jasny sens.

Przykłady KPI pokazują, że liczba telefonów, spotkań czy maili pokazuje wysiłek, ale rzadko efekt. W sprzedaży ważniejsze może być to, ile rozmów kończy się ofertą, a ile ofert kończy się zamówieniem.

„Lead”, „marża”, „przestój” albo „reklamacja” mogą znaczyć coś innego dla różnych osób. Dlatego przy KPI zapisz definicję, wzór i źródło danych.

Excel jest dobry na start, ale gdy raport powstaje z kilku plików, a dane są kopiowane ręcznie, traci na efektywności.

W produkcji może to oznaczać, że kierownik widzi problem dopiero po zmianie, a nawet po tygodniu.

Jeśli KPI dotyczą produkcji, największy problem często nie leży w samych wskaźnikach, ale w danych. Gdy operatorzy wpisują informacje ręcznie, raport powstaje po zmianie, a ten sam wynik ma kilka wersji, decyzje przychodzą za późno.

W takiej sytuacji warto przejść od ręcznego raportowania do automatycznego zbierania danych produkcyjnych. Rozwiązania IT, jak choćby system MES, pomogą Ci uporządkować raportowanie, ograniczyć przepisywanie danych i szybciej zobaczyć, gdzie powstają straty.

Na przykład:

Dla celu „ograniczyć przestoje” mogą to być:

Zapisz, jak liczysz każdy KPI. Ustal źródło danych i częstotliwość raportowania.

Na start wystarczy widok z wynikiem, planem, trendem, komentarzem i działaniem.

Nie trać czasu na wskaźniki, które są zgodne z planem. Rozmawiaj o tym, co wymaga reakcji.

Jeśli KPI nie prowadzi do decyzji, zmień go albo usuń.

W zakładach produkcyjnych KPI często zaczynają się od ręcznych zestawień. To normalne, ale z czasem pojawiają się problemy:

Wtedy KPI powinny przejść z arkusza do systemu, który zbiera dane automatycznie i pokazuje je osobom odpowiedzialnym za proces.

W takim momencie wdrożenie systemów informatycznych może być kolejnym krokiem: od ręcznych zestawień do bieżącego obrazu produkcji, przestojów, zleceń i jakości.

Zacznij od jednego obszaru, w którym teraz najtrudniej podejmować Ci decyzje na podstawie danych. Może to być produkcja, jakość, utrzymanie ruchu, sprzedaż albo finanse.

Następnie:

Jeśli działasz w firmie produkcyjnej i widzisz, że ręczne raportowanie zabiera czas albo pokazuje problemy za późno, kolejnym krokiem powinno być uporządkowanie źródeł danych. Dopiero wtedy raport KPI zaczyna pokazywać nie tylko wynik, ale też przyczynę.

KPI to mierzalny wskaźnik, który pokazuje postęp wobec konkretnego celu.

W firmie KPI pomaga oceniać wyniki sprzedaży, produkcji, marketingu, finansów, jakości lub obsługi klienta.

Cel mówi, co chcesz osiągnąć. KPI pokazuje, czy zbliżasz się do tego wyniku.

Przykład:

Cel: zmniejszyć liczbę reklamacji.

KPI: liczba reklamacji na 1000 zamówień.

Przykłady KPI to: marża brutto, konwersja ofert, OEE, wskaźnik braków, terminowość dostaw, DSO, koszt pozyskania klienta i rotacja zapasów.

Raport KPI powinien zawierać cel, wynik, plan, trend, komentarz, działanie i właściciela wskaźnika.