KPI: Was ist das und wie nutzen Sie KPIs für bessere Entscheidungen im Unternehmen?

KPIs helfen Ihnen schnell zu erkennen, ob Ihr Unternehmen in die richtige Richtung geht. Das funktioniert aber nur, wenn sie mehr messen als reine Aktivität. Nach der Lektüre wissen Sie, was ein KPI ist, wie er sich von einer normalen Kennzahl unterscheidet, wie ein guter KPI-Bericht aussieht und welche KPI-Beispiele in Vertrieb, Produktion, Marketing, Finanzen und Qualität sinnvoll sind.

Ein KPI ist eine Kennzahl, die zeigt, ob ein Unternehmen, ein Bereich oder ein Prozess einem konkreten Ziel näherkommt. Wenn Sie Produktion, Vertrieb, Operations oder Finanzen steuern, hilft Ihnen ein KPI schnell zu sehen, wo die Leistung gut ist, wo ein Problem entsteht und womit Sie sich zuerst beschäftigen sollten.

Die Abkürzung KPI steht für Key Performance Indicator, auf Deutsch: Leistungskennzahl oder Leistungsindikator.

Nicht jede Zahl im Unternehmen ist ein KPI. Die Anzahl von Terminen, Anrufen, Website-Besuchen oder versendeten Angeboten kann nützlich sein. Allein hilft sie aber nicht immer bei einer Entscheidung.

Ein guter KPI beantwortet eine einfache Frage:

Bewegen wir uns in Richtung des Ergebnisses, das für uns zählt?

Beispiel:

Wenn das Vertriebsziel mehr Umsatz ist, kann die reine Anzahl von Kundenterminen täuschen. Ein Vertriebsmitarbeiter kann viele Termine haben, aber nur wenige Aufträge gewinnen. Bessere KPIs sind:

Ein KPI soll Ihnen zeigen, was funktioniert, was schwächer wird und wo Sie reagieren müssen.

Der einfachste Unterschied lautet: Eine Kennzahl misst etwas. Ein KPI misst etwas, das für ein Ziel wichtig ist.

Ein guter Test lautet:

Wenn der Wert steigt oder fällt, wissen Sie dann, was als Nächstes zu tun ist?

Wenn nicht, ist es wahrscheinlich kein KPI. Es ist eine Zahl, die Sie beobachten können, aber noch keine Kennzahl, die eine Entscheidung auslöst.

Schwach:

Wir messen die Anzahl der Leads.

Besser:

Wir wollen den monatlichen Online-Umsatz auf 300.000 Euro steigern. Deshalb messen wir Anzahl der Leads, Conversion Rate und durchschnittlichen Bestellwert.

So sehen Sie nicht nur Interesse oder Traffic, sondern auch die Stelle, an der das Ergebnis schlechter wird.

Jeder KPI sollte einer Person gehören, die dafür verantwortlich ist.

Beispiel: Für die Angebotsabschlussquote kann der Vertriebsleiter verantwortlich sein. Für OEE der Produktionsleiter. Für die Dauer bis zum Zahlungseingang die Finanzleitung. Für Reklamationen der Qualitätsmanager.

Ohne Verantwortlichen bleibt der KPI im Bericht stehen. Mit Verantwortlichem kann er zu einer konkreten Entscheidung führen.

Beispiel:

Angebotsabschlussquote = Anzahl gewonnener Angebote / Anzahl aller Angebote × 100 %

Wenn jede Person den Indikator anders berechnet, verliert das Team Zeit mit Datendiskussionen. Die eigentliche Arbeit bleibt liegen.

Ein einzelner Wert kann täuschen. Ein Trend gibt Ihnen mehr Informationen.

Wenn die Angebotsabschlussquote im Januar 28 %, im Februar 25 %, im März 21 % und im April 18 % beträgt, ist der April-Wert allein nicht die ganze Information. Wichtiger ist der Rückgang über vier Monate. Das ist ein Signal, den Vertriebsprozess, die Lead-Qualität, das Angebot, die Preise oder die Arbeitsweise des Teams zu prüfen.

Ein KPI hat dann Sinn, wenn nach dem Blick auf den Wert jemand eine Entscheidung trifft.

Die folgenden Beispiele können als Startpunkt dienen. Übernehmen Sie sie nicht ungeprüft. Legen Sie zuerst das Ziel fest und wählen Sie danach die passenden KPIs.

Ein Unternehmen versendet 120 Angebote pro Monat. Der Umsatz beträgt 360.000 Euro. Nach der Analyse zeigt sich, dass 70 % des Umsatzes aus nur 25 Angeboten kommen.

In diesem Fall kann der KPI „Anzahl der Angebote“ sogar schaden, weil er Menge belohnt. Sinnvoller sind der Wert der gewonnenen Angebote und die Angebotsabschlussquote mit guter Marge.

Eine Linie läuft 480 Minuten pro Schicht. Es gibt 60 Minuten Stillstand, also beträgt die Verfügbarkeit 87,5 %. Die Leistung liegt bei 90 %, die Qualität bei 98 %.

OEE = 87,5 % × 90 % × 98 % = 77,2 %

Der Endwert reicht nicht aus. Die Aufteilung zeigt, dass der größte Verlust bei den Stillständen liegt.

Ein schwacher KPI ist die Anzahl der Beitragsaufrufe. Ein besserer KPI ist die Anzahl der Anfragen von Unternehmen, die zur Zielgruppe passen.

Der erste Wert zeigt Reichweite. Der zweite zeigt, ob Inhalte den Vertrieb unterstützen.

Ein guter KPI-Bericht muss nicht viele Seiten haben. Seine Aufgabe ist es, schnell zu zeigen:

Ein KPI-Bericht sollte Ziel, aktuellen Wert, Planwert, Trend, Kommentar, Maßnahme und Verantwortlichen enthalten.

Dieser Bericht ist kurz, führt das Gespräch aber in die richtige Richtung. Er zeigt nicht nur das Ergebnis. Er zeigt auch, wer was prüfen sollte.

Wenn auf einem Bildschirm 30 KPIs stehen, sind Prioritäten kaum zu erkennen. Auf Geschäftsleitungsebene reichen oft 5 bis 10 KPIs. Ein Bereich kann mehr Kennzahlen verfolgen, aber jede sollte einen klaren Zweck haben.

Die Anzahl von Anrufen, Meetings oder E-Mails zeigt Aufwand, aber selten den echten Effekt. Im Vertrieb kann wichtiger sein, wie viele Gespräche zu Angeboten führen und wie viele Angebote zu Aufträgen werden.

„Lead“, „Marge“, „Stillstand“ oder „Reklamation“ können für verschiedene Personen Unterschiedliches bedeuten. Deshalb sollten Sie für jeden KPI Definition, Formel und Datenquelle festhalten.

Excel ist ein guter Start. Wenn der Bericht aber aus mehreren Dateien entsteht und Daten von Hand kopiert werden, verliert Reporting an Geschwindigkeit und Verlässlichkeit.

In der Produktion kann das bedeuten, dass der Schichtleiter ein Problem erst nach Schichtende sieht, manchmal sogar erst nach einer Woche.

Wenn KPIs in der Produktion genutzt werden, liegt das größte Problem oft nicht bei den Kennzahlen selbst, sondern bei den Daten. Wenn Bediener Informationen manuell eintragen, der Bericht erst nach der Schicht entsteht und derselbe Wert in mehreren Versionen existiert, kommen Entscheidungen zu spät.

In dieser Situation lohnt sich der Schritt von manuellen Berichten zur automatischen Erfassung von Produktionsdaten. IT-Systeme, zum Beispiel ein MES-System, können helfen, das Reporting zu ordnen, das Abschreiben von Daten zu reduzieren und schneller zu erkennen, wo Verluste entstehen. Das ist ein passender Punkt für eine dezente interne Verlinkung zu Themen wie MES, Stillstandsverfolgung oder Produktionsreporting.

Zum Beispiel:

Für das Ziel „Stillstände verringern“ können das sein:

Schreiben Sie auf, wie jeder KPI berechnet wird. Legen Sie Datenquelle und Berichtsfrequenz fest.

Für den Start reicht eine Ansicht mit Ergebnis, Plan, Trend, Kommentar und Maßnahme.

Verbringen Sie keine Meetingzeit mit Kennzahlen, die im Plan liegen. Sprechen Sie über das, was eine Reaktion braucht.

Wenn ein KPI zu keiner Entscheidung führt, ändern Sie ihn oder entfernen Sie ihn.

In Produktionsunternehmen beginnen KPIs oft mit manuellen Tabellen. Das ist normal. Mit der Zeit treten aber typische Probleme auf:

Dann sollten KPIs aus der Tabelle in ein System wechseln, das Daten automatisch sammelt und sie den Personen zeigt, die für den Prozess verantwortlich sind.

An diesem Punkt können IT-Systeme für die Produktion der nächste Schritt sein: weg von manuellen Zusammenfassungen, hin zu einem aktuellen Blick auf Produktion, Stillstände, Aufträge und Qualität.

Beginnen Sie mit einem Bereich, in dem Entscheidungen auf Basis von Daten aktuell am schwersten fallen. Das kann Produktion, Qualität, Instandhaltung, Vertrieb oder Finanzen sein.

Dann gehen Sie so vor:

Wenn Sie in einem Produktionsunternehmen arbeiten und manuelle Berichte zu viel Zeit kosten oder Probleme zu spät zeigen, sollte der nächste Schritt die Ordnung der Datenquellen sein. Erst dann zeigt ein KPI-Bericht nicht nur das Ergebnis, sondern auch die Ursache.

Ein KPI ist eine messbare Kennzahl, die den Fortschritt in Richtung eines konkreten Ziels zeigt.

Im Unternehmen hilft ein KPI dabei, Ergebnisse in Vertrieb, Produktion, Marketing, Finanzen, Qualität oder Kundenservice zu bewerten.

Ein Ziel beschreibt, was Sie erreichen wollen. Ein KPI zeigt, ob Sie diesem Ergebnis näherkommen.

Beispiel:

Ziel: Reklamationen reduzieren.

KPI: Anzahl der Reklamationen pro 1.000 Bestellungen.

Beispiele für KPIs sind Bruttomarge, Angebotsabschlussquote, OEE, Ausschussquote, Termintreue, DSO, Kosten pro gewonnenem Kunden und Lagerumschlag.

Ein KPI-Bericht sollte Ziel, Ergebnis, Planwert, Trend, Kommentar, Maßnahme und Verantwortlichen enthalten.