System ERP – co to jest i jak działa?

System ERP (Enterprise Resource Planning) to kompleksowe oprogramowanie służące do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa, które łączy wszystkie podstawowe obszary działalności firmy w jedną, spójną całość. Głównym celem systemu typu ERP jest usprawnienie przepływu informacji między różnymi działami przedsiębiorstwa oraz zapewnienie jednolitej bazy danych dostępnej w czasie rzeczywistym.

W świecie, w którym liczba procesów i zasobów rośnie z każdym dniem, a ręczne zarządzanie informacjami przestaje być wydajne, oprogramowanie typu ERP staje się podstawowym narzędziem pracy. Ale czy każde przedsiębiorstwo powinno wdrożyć program klasy ERP? Czym różni się ERP od innych rozwiązań jak np. system MES? I jakich korzyści można się spodziewać po inwestycji w system informatyczny ERP?

Na te wszystkie pytania odpowiemy w niniejszym artykule.

Oprogramowanie typu ERP działa jak centralna baza danych, która gromadzi i przetwarza informacje ze wszystkich obszarów działalności przedsiębiorstwa. Dzięki temu rozwiązaniu, dane wprowadzone w jednym dziale są natychmiast dostępne dla pozostałych, co eliminuje problemy związane z duplikacją informacji i zapewnia ich aktualność.

System ERP zbiera, przetwarza i udostępnia dane z takich obszarów jak:

Podstawowe funkcje oprogramowania ERP obejmują:

W praktyce oznacza to, że każda decyzja opiera się na aktualnych, sprawdzonych danych, a nie na intuicji czy przestarzałych raportach.

Praca w systemie ERP to codzienna interakcja z narzędziem, które zbiera, przetwarza i analizuje dane z różnych działów przedsiębiorstwa. Każda operacja – od wystawienia faktury, przez przyjęcie dostawy, aż po realizację zamówienia produkcyjnego – jest rejestrowana w jednym systemie.

Dzień jak co dzień, a jednak dzięki ERP zupełnie inny. Zobaczmy, jak wygląda praca zakładu produkcyjnego przy wsparciu Enterprise Resource Planning. Dział sprzedaży wprowadza zamówienie klienta. System automatycznie sprawdza dostępność materiałów na magazynie (dzięki modułowi magazynowemu ERP), uruchamia proces zamówienia surowców (jeśli są potrzebne) oraz przekazuje zlecenie do działu produkcji. Księgowość na bieżąco rejestruje zamówienie w księgach rachunkowych, a logistyka planuje dostawę.

Cały ten proces odbywa się w jednym systemie, bez konieczności ręcznego przekazywania informacji między działami.

Systemy klasy ERP charakteryzują się modułową strukturą, co oznacza, że przedsiębiorstwo może wdrożyć tylko te elementy, które są niezbędne do jego funkcjonowania. Jednocześnie, wszystkie moduły są ze sobą zintegrowane, co eliminuje konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych danych oraz zapewnia spójność informacji w całej organizacji.

Przyjrzyjmy się najważniejszym z modułów systemu ERP.

Stanowi serce każdego systemu ERP. Odpowiada za zarządzanie finansami firmy. Obejmuje takie aspekty jak:

explitia ERP oferuje zaawansowane konta analityczne dla managerów, co umożliwia szczegółową kontrolę finansów i lepsze planowanie strategiczne.

Wspiera procesy związane z zatrudnieniem i obsługą pracowników, a więc:

Kluczowy dla firm produkcyjnych, umożliwia efektywne planowanie i kontrolę procesu produkcji, w tym:

Obejmuje wszystkie aspekty związane z przepływem towarów:

Wspiera zarządzanie relacjami z klientami. Obejmuje:

Umożliwia efektywne planowanie i realizację projektów. Usprawnia:

Dostarcza narzędzia do analizy danych i wspiera proces decyzyjny poprzez:

Wdrożenie systemu ERP przynosi przedsiębiorstwom liczne korzyści, które przekładają się na zwiększenie efektywności operacyjnej i przewagę konkurencyjną. Przyjrzyjmy się najważniejszym z nich.

System ERP automatyzuje wiele powtarzalnych procesów, co pozwala na redukcję czasu potrzebnego na wykonanie rutynowych zadań.

Wspólna baza danych eliminuje problem rozbieżności informacyjnych między działami. Dzięki dostępowi do aktualnych i spójnych danych kierownictwo może podejmować bardziej trafne decyzje biznesowe.

System ERP pozwala na precyzyjne planowanie zapotrzebowania materiałowego, co prowadzi do redukcji poziomu zapasów i związanych z tym kosztów. Jednocześnie minimalizuje ryzyko braków magazynowych, które mogłyby zakłócić proces produkcji.

Wdrożenie systemu ERP może znacząco poprawić wskaźnik OEE (Overall Equipment Effectiveness). System umożliwia lepsze planowanie produkcji, redukcję przestojów oraz optymalizację wykorzystania zasobów produkcyjnych.

Dzięki integracji danych o klientach, zamówieniach i produktach pracownicy obsługi klienta mają natychmiastowy dostęp do wszystkich niezbędnych informacji. Przekłada się to na szybszą i bardziej profesjonalną obsługę, co zwiększa satysfakcję klientów.

Automatyzacja procesów, eliminacja duplikacji danych i bardziej efektywne zarządzanie zasobami prowadzą do wymiernych oszczędności, w tym w obrębie kosztów administracyjnych i operacyjnych.

Nowoczesne systemy ERP są skalowalne i elastyczne, co pozwala na ich dostosowanie do rosnących potrzeb przedsiębiorstwa. Rozwiązania ERP wykorzystują zaawansowane technologie, takie jak uczenie maszynowe i analityka predykcyjna, aby wspierać strategiczny rozwój firmy.

System ERP ułatwia przestrzeganie wymogów prawnych i branżowych poprzez automatyczne aktualizacje oraz wbudowane mechanizmy kontroli zgodności.

W nowoczesnym środowisku biznesowym system ERP rzadko funkcjonuje jako izolowane rozwiązanie. Aby w pełni wykorzystać jego potencjał, często integruje się go z innymi systemami i narzędziami. Szczególnie istotna jest integracja z systemami MES (Manufacturing Execution System).

MES (Manufacturing Execution System) to system informatyczny skoncentrowany na zarządzaniu i kontroli procesów produkcyjnych w czasie rzeczywistym. W przeciwieństwie do ERP, który obejmuje całość funkcjonowania przedsiębiorstwa, MES skupia się wyłącznie na produkcji, oferując bardziej szczegółowe i specjalistyczne narzędzia do zarządzania tym obszarem.

System MES zajmuje się takimi aspektami jak:

Warto zauważyć, że system ERP jako jedyne rozwiązanie może nie sprawdzić się w każdej firmie, szczególnie w przypadku przedsiębiorstw produkcyjnych o złożonych procesach wytwórczych. W takich przypadkach lepszym rozwiązaniem może być wdrożenie systemu MES jako głównego narzędzia do zarządzania produkcją, uzupełnionego o wybrane moduły ERP dla pozostałych obszarów działalności.

Integracja tych dwóch systemów przynosi liczne korzyści:

Wdrożenie systemu ERP to złożony proces, który wymaga starannego planowania. Obejmuje on kilka kluczowych etapów:

1. Analiza potrzeb i wymagań.

2. Wybór odpowiedniego rozwiązania.

3. Planowanie wdrożenia.

4. Konfiguracja i dostosowanie systemu.

5. Szkolenia użytkowników.

6. Testowanie – program pilotażowy.

7. Pełne wdrożenie i wsparcie powdrożeniowe.

Moment wdrożenia systemu ERP zależy od wielu czynników, takich jak wielkość przedsiębiorstwa, złożoność procesów biznesowych oraz branża. Istnieją jednak pewne przesłanki wskazujące na to, że firma potrzebuje zintegrowanego systemu zarządzania:

Komunikacja między działami staje się nieefektywna? Informacje są wielokrotnie wprowadzane do różnych systemów, powodując niespójności danych? To sygnał, że warto rozważyć wdrożenie ERP.

Jak wspomnieliśmy, istnieje pewien punkt krytyczny, gdy ze względu na rosnącą liczbę pracowników komunikacja za pomocą e-maili i arkuszy kalkulacyjnych przestaje być skuteczna. W takim przypadku wdrożenie systemu ERP staje się koniecznością dla zachowania efektywności operacyjnej.

Gdy kierownictwo nie ma dostępu do aktualnych informacji o wynikach przedsiębiorstwa lub musi czekać na przygotowanie raportów przez poszczególne działy, system ERP może znacząco usprawnić proces decyzyjny.

Częste braki magazynowe lub nadmierne zapasy wskazują na potrzebę lepszego planowania zapotrzebowania materiałowego, a na takie usprawnienia pozwala Ci system ERP.

Jeśli Twoi pracownicy tracą czas na wykonywanie powtarzalnych, manualnych zadań, które mogłyby być zautomatyzowane, wdrożenie systemu ERP może przynieść znaczące oszczędności.

Planujesz ekspansję na nowe rynki? A może wprowadzasz nowe produkty lub usługi? To dobry moment na wdrożenie lub aktualizację systemu ERP, który zapewni skalowalność i elastyczność.

Systemy ERP znajdują zastosowanie w niemal każdym sektorze gospodarki, ale ich implementacja różni się w zależności od specyfiki branży. Oto kluczowe zastosowania w wybranych sektorach:

W produkcji system ERP wspiera procesy wytwórcze poprzez:

Większość przedstawicieli sektora handlowego stsoują programy klasy ERP, które koncentrują się na:

Jeśli działasz w branży finansowym, również możesz się spotkać z ERP stosowanym do:

System zarządzania ERP wspiera również:

Opiekę zdrowotną: zarządzanie danymi pacjentów, planowanie zasobów medycznych i rozliczenia z płatnikami.

Budownictwo: planowanie projektów, kontrola kosztów i zarządzanie podwykonawcami.

Logistyka: optymalizacja tras, śledzenie przesyłek i analiza rentowności.

Sektor publiczny: zarządzanie budżetem i integracja z systemami e-administracji.

Nowoczesne systemy ERP są coraz bardziej wyspecjalizowane, oferując rozwiązania dedykowane dla konkretnych sektorów gospodarki.

System explitia ERP to kompleksowe oprogramowanie do zarządzania przedsiębiorstwem, które integruje wszystkie kluczowe procesy biznesowe w firmach o charakterze projektowo-usługowym.

Wdrożenie systemu zarządzania ERP przynosi liczne korzyści. W zależności od konkretnego rozwiązania i sektora w jakim działa nasza firma mogą to być: zwiększenie wydajności operacyjnej, poprawa jakości danych i decyzji biznesowych, optymalizacja zarządzania zapasami oraz poprawa efektywności produkcji. Jednocześnie należy pamiętać, że nierzadko w zakładach produkcyjnych sam rozbudowany system ERP nie wystarczy. Należy bowiem wejść w większy szczegół związany z samym procesem wytwórczym. Lepszym rozwiązaniem będzie integracja rozwiązań ERP i MES.