Teilchargen und Probenahme von Lebensmitteln: Wie Sie nicht die ganze Charge verlieren

Eine Reklamation oder eine Grenzwertüberschreitung muss nicht immer bedeuten, dass die gesamte Charge gesperrt werden muss. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Teilchargen und Probenahme von Lebensmitteln helfen, den Problembereich einzugrenzen, eine ruhigere Entscheidung zu treffen und Verluste zu begrenzen, ohne die Produktsicherheit zu gefährden.

Dieser Artikel richtet sich an Personen, die für Qualität, Lebensmittelsicherheit, Reklamationen, Labor, Produktion oder den Kontakt mit Kunden nach einem nicht konformen Ergebnis verantwortlich sind.

Nach einer Reklamation entsteht schnell Druck. Der Kunde erwartet eine Antwort, das Produkt muss gesperrt werden, Unterlagen müssen geprüft werden und es braucht eine Entscheidung zum weiteren Vorgehen. In solchen Momenten ist es leicht, zu viel oder zu wenig zu sperren.

Eine zu breite Sperrung verursacht Kosten. Eine zu enge Sperrung kann ein Risiko für Verbraucher und Unternehmen bedeuten. Bevor eine Entscheidung fällt, sollten Sie vier Fragen beantworten:

Genau hier gewinnen Teilchargen und Probenahme von Lebensmitteln an Bedeutung. Sie helfen zu klären, ob das Problem die gesamte Charge, eine bestimmte Teilcharge, eine einzelne Lieferung oder eine einzelne Verkaufseinheit betrifft.

Eine Teilcharge ist ein abgegrenzter Teil einer größeren Charge, der separat bewertet werden kann. Das klingt einfach, kann aber bei einer Reklamation viel verändern.

Es geht nicht darum, eine Charge nach einem nicht konformen Ergebnis bequem aufzuteilen. Eine Teilcharge muss sich aus der tatsächlichen Produkthistorie ergeben: Produktion, Lager, Verpackung, Rohstoff oder Versand.

Sie lässt sich gut begründen, wenn Daten vorliegen wie:

Beispiel: Die Reklamation betrifft 3 Paletten von 40. Wenn diese 3 Paletten aus einem letzten Verpackungsabschnitt stammen, dieselbe Produktionszeit haben und separat im Lager dokumentiert wurden, können sie als bestimmte Teilcharge bewertet werden. Wenn das Produkt gemischt, umgefüllt und ohne genaue Spur in der Dokumentation verteilt wurde, ist der Risikobereich größer.

Eine Teilcharge verbessert kein Prüfergebnis. Sie hilft aber zu klären, welchen Produktbereich dieses Ergebnis betrifft.

Eine einzige Probe kann eine Reklamation, eine Produktsperrung und eine Reihe weiterer Entscheidungen auslösen. Deshalb reicht es nicht, nur auf das Ergebnis zu schauen. Es muss auch geprüft werden, wie die Probe entnommen, beschrieben und mit der Charge verknüpft wurde.

Bei Lebensmitteln sind manche Gefahren nicht gleichmäßig verteilt. Das betrifft unter anderem einige Pflanzentoxine, Mykotoxine, Pestizide oder Fremdkörper. Eine Probe aus einem Sack, von der Oberseite einer Palette oder aus der am einfachsten erreichbaren Stelle zeigt nicht unbedingt das tatsächliche Bild der gesamten Charge.

Prüfen Sie bei der Bewertung des Ergebnisses:

Gut festgelegte Teilchargen und Probenahme von Lebensmitteln helfen dabei, mit Kunden, Auditoren, Laboren, Versicherern und Behörden auf Basis von Fakten zu sprechen, nicht auf Basis von Vermutungen.

Bei einem Ergebnis über dem Grenzwert brauchen Sie eine geordnete Vorgehensweise. Wichtiger als die Suche nach Schuldigen ist die Sicherung von Produkt und Daten.

Beispiel: In die Produktion gingen 5.000 kg Rohstoff ein. Daraus entstanden 4.700 kg Fertigprodukt. Davon wurden 3.200 kg versendet, 1.100 kg blieben im Lager und 400 kg wurden zur Weiterverarbeitung übergeben.

Wenn die Reklamation eine Lieferung betrifft, Sie aber keine Verbindung zu Produktionszeit und Rohstoff haben, müssen Sie die gesamten 4.700 kg berücksichtigen. Wenn Sie genaue Daten haben, können Sie prüfen, ob das Problem nur eine bestimmte Teilcharge betrifft.

In diesem Fall können Teilchargen und Probenahme von Lebensmitteln darüber entscheiden, ob alles gesperrt wird oder nur der gefährdete Produktbereich.

Die Massenbilanz beantwortet eine wichtige Frage: Wie viel Produkt ist eingegangen, wie viel ist ausgegangen und wo ist der Rest?

Bei einer Reklamation oder einer Grenzwertüberschreitung sollte sie Folgendes umfassen:

Ohne Massenbilanz lässt sich schwer begründen, warum nur ein Teil des Produkts gesperrt wird. Mit einer Massenbilanz können Sie zeigen, dass die Entscheidung aus Daten entsteht.

Das ist oft der Unterschied zwischen einer Reklamation über einige Paletten und einer Entscheidung, die die gesamte Charge betrifft.

Die größten Verluste entstehen, wenn ein Prüfergebnis vorliegt, aber die vollständige Produkthistorie fehlt.

Die häufigsten Probleme betreffen oft:

In einer solchen Situation kann selbst eine weitere Prüfung das Problem nicht lösen. Das Ergebnis kann korrekt sein. Wenn aber nicht klar ist, worauf es sich genau bezieht, ist es schwer, das Produkt auf dieser Grundlage freizugeben oder die Sperrung einzugrenzen.

Deshalb sollten Teilchargen und Probenahme von Lebensmitteln in einer Verfahrensanweisung beschrieben sein, bevor eine Reklamation entsteht. Die Verfahrensanweisung sollte durch die Festlegung des Risikobereichs führen: vom Rohstoff über Produktion, Proben und Lager bis zu den Empfängern.

Eine zusätzliche Prüfung ist nur dann sinnvoll, wenn sie bei der Entscheidung hilft. Die Entscheidung, eine weitere Probe zu nehmen, bringt oft mehr Fragen als Antworten.

Eine weitere Prüfung lohnt sich, wenn:

Ziehen Sie keine zufälligen Proben nur zur Sicherheit. Uneinheitliche Ergebnisse ohne Plan können die Lage verschlechtern, weil das Unternehmen nicht zeigen kann, warum genau diese Stellen geprüft wurden.

Vor der Beauftragung einer Prüfung sollten Sie eindeutig sagen können, welche Entscheidung nach Erhalt des Ergebnisses getroffen wird. Wenn das nicht klar ist, sollte zuerst der Probenahmeplan präzisiert werden.

Nichtkonformitäten bei Lebensmitteln treten regelmäßig im Kontrollsystem auf. EFSA gab an, dass 2024 insgesamt 86.449 Lebensmittelproben auf Pestizidrückstände untersucht wurden. 98,2 % entsprachen den EU-Grenzwerten für MRL, 3,3 % überschritten die Grenzwerte und 1,8 % wurden als nicht konform eingestuft.

RASFF, das Schnellwarnsystem der EU für Lebens- und Futtermittel, dient dem schnellen Informationsaustausch über Gesundheitsrisiken. Informationen aus diesem System können unter anderem zu einem Produktrückruf oder einer Rücknahme vom Markt führen.

Ein Prozess, der schnell zeigt, worauf sich das Risiko bezieht und wo sich das Produkt befindet, ist in solchen Situationen sehr hilfreich.

Wenn die Festlegung einer Teilcharge, die Probenhistorie und die Massenbilanz mehrere Tabellen, E-Mails und Telefonate erfordern, hängt die Entscheidung davon ab, wer gerade Zugang zur richtigen Information hat. Dann steigt das Risiko einer zu breiten Sperrung, einer verspäteten Antwort an den Kunden oder eines Fehlers in der Dokumentation.

Prüfen Sie, ob Qualitätsdaten, Reklamationsdaten, Labordaten und Lagerdaten in einem gemeinsamen Prozess arbeiten können. Ein System trifft die Entscheidung nicht für das Qualitätsteam. Es kann aber helfen, Daten schneller zu sammeln, Fehler zu reduzieren und die Produkthistorie zu zeigen, ohne sie manuell aus vielen Quellen zusammenzusetzen.

Gut beschriebene Teilchargen und Probenahme von Lebensmitteln sind dann Teil eines gemeinsamen Prozesses, nicht eine Information, die erst nach einer Reklamation gesucht wird.

Bei einer Reklamation oder einer Grenzwertüberschreitung geht es nicht darum, das Problem künstlich kleiner zu machen. Ziel ist es, seinen tatsächlichen Umfang zu klären.

Eine Teilcharge grenzt den Bewertungsbereich ein. Proben zeigen, ob das Ergebnis repräsentativ ist. Die Massenbilanz zeigt, wo sich das Produkt befindet.

Wenn diese drei Elemente fehlen, führt die Entscheidung meist zur breitesten Sperrung. Wenn sie gut beschrieben sind, kann das Unternehmen Verluste begrenzen und zugleich die Produktsicherheit erhalten.

Deshalb sollten Teilchargen und Probenahme von Lebensmitteln als Teil des Risiko-, Reklamations- und Kostenmanagements behandelt werden, nicht nur als Eintrag in einer Qualitätsverfahrensanweisung.

Nicht immer. Es hängt davon ab, wie die Probe entnommen wurde, wie die Charge beschrieben ist und ob eine Teilcharge abgegrenzt werden kann. Ohne gute Daten muss das Unternehmen oft einen größeren Risikobereich annehmen.

Sie kann nach einer Reklamation benannt werden, aber nur dann, wenn sie sich aus früheren Daten ergibt: Produktion, Lager, Rohstoffe, Verpackung oder Versand. Eine Teilcharge sollte nicht nur deshalb gebildet werden, um die Verantwortung zu verringern.

Sperren Sie den angegebenen Produktbereich, prüfen Sie die Probenbeschreibung, rekonstruieren Sie die Chargenhistorie, berechnen Sie die Massenbilanz und entscheiden Sie, ob weitere Prüfungen nötig sind. Dokumentieren Sie die Entscheidung mit Begründung.

Am meisten hilft eine schnelle Eingrenzung des Problembereichs. Dabei unterstützen eine gute Chargendefinition, Teilchargen, repräsentative Probenahme, Massenbilanz und vollständige Versandhistorie.

Nein. Sie hilft auch bei Handelsreklamationen, Streitfällen mit Kunden, Gesprächen mit dem Labor und Entscheidungen über Sperrung oder Freigabe von Produkt.

Damit ist die Bewertung eines abgegrenzten Teils einer Lebensmittelcharge auf Basis repräsentativ entnommener Proben gemeint. Das ist wichtig, wenn ein Prüfergebnis oder eine Reklamation nur einen Teil des Produkts betreffen kann, nicht die gesamte Charge.