ERP-System – was ist das und wie funktioniert es?

Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist eine integrierte Softwarelösung zur Steuerung der wichtigsten Geschäftsprozesse und Ressourcen eines Unternehmens. Es verbindet unter anderem Finanzen, Vertrieb, Einkauf, Lager, Produktion, Personalwesen und Projektmanagement in einer gemeinsamen Umgebung. Dadurch arbeiten verschiedene Abteilungen mit denselben aktuellen und konsistenten Daten.

In der Praxis bedeutet das, dass eine an einer Stelle eingegebene Information automatisch weitere Prozesse auslösen kann. Eine Kundenbestellung kann beispielsweise den Lagerbestand aktualisieren, einen Materialbedarf erzeugen, in die Produktionsplanung einfließen und gleichzeitig in den Finanzdaten berücksichtigt werden.

In diesem Ratgeber erfahren Sie, was ein ERP-System ist, wie ERP-Software funktioniert, welche Module typischerweise enthalten sind, welche Vorteile ein ERP-System bietet, wann sich eine Einführung lohnt und wie sich ERP von MES, CRM und WMS unterscheidet.

Die Grundlage eines ERP-Systems bildet eine gemeinsame Datenbasis, auf die unterschiedliche Module zugreifen. Dadurch können Informationen, die in einem Geschäftsprozess erfasst werden, automatisch in nachfolgenden Prozessen genutzt werden.

ERP-Systeme zeichnen sich durch mehrere zentrale Eigenschaften aus, die für ihre Effizienz entscheidend sind:

Analysen und Reporting: Moderne ERP-Systeme bieten umfangreiche Werkzeuge für Datenanalysen und detaillierte Berichte. Unternehmen können damit ihre Leistung überwachen, Trends erkennen und fundiertere strategische Entscheidungen treffen.

Ein ERP-System erfasst, verarbeitet und stellt Daten aus verschiedenen Bereichen eines Unternehmens bereit, darunter:

Zu den grundlegenden Funktionen einer ERP-Software gehören:

Entscheidungen können dadurch auf aktuellen und überprüfbaren Daten basieren und müssen nicht auf Intuition oder veralteten Berichten beruhen.

Die tägliche Arbeit mit einem ERP-System bedeutet die kontinuierliche Nutzung einer Plattform, die Daten aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen sammelt, verarbeitet und analysiert. Jede Transaktion – von der Rechnungsstellung über den Wareneingang bis zur Bearbeitung eines Produktionsauftrags – kann in einem gemeinsamen System erfasst werden.

Ein gewöhnlicher Arbeitstag kann mit einem ERP-System deutlich strukturierter ablaufen. Sehen wir uns an, wie ein Produktionsbetrieb mit Unterstützung von Enterprise Resource Planning arbeitet.

Der Vertrieb erfasst eine Kundenbestellung. Das ERP-System prüft automatisch die Verfügbarkeit der benötigten Materialien im Lager. Falls erforderlich, wird ein Beschaffungsprozess ausgelöst und der Auftrag an die Produktionsplanung weitergegeben. Gleichzeitig können relevante Daten in der Buchhaltung berücksichtigt werden, während die Logistik die spätere Auslieferung plant.

Der gesamte Prozess findet innerhalb einer integrierten Systemlandschaft statt. Informationen müssen nicht manuell zwischen verschiedenen Abteilungen übertragen werden.

Digitalisierung der Industrie mit ERP

ERP-Systeme zeichnen sich durch einen modularen Aufbau aus. Unternehmen können daher gezielt diejenigen Komponenten implementieren, die sie tatsächlich benötigen.

Gleichzeitig sind die einzelnen ERP-Module miteinander verbunden. Dadurch müssen dieselben Informationen nicht mehrfach eingegeben werden und die Daten bleiben im gesamten Unternehmen konsistent.

ERP-Module sind spezialisierte Bestandteile eines Systems, die bestimmte Geschäftsprozesse unterstützen. Ein Unternehmen kann ausgewählte Module einsetzen, während alle Komponenten auf gemeinsame Daten zugreifen und Informationen untereinander austauschen können.

Werfen wir einen Blick auf die wichtigsten ERP-Module.

Dieses Modul bildet einen zentralen Bestandteil vieler ERP-Systeme und unterstützt die Steuerung der Unternehmensfinanzen.

Typische Funktionen sind:

explitia ERP bietet unter anderem erweiterte analytische Konten für Manager. Dadurch können Kosten und Finanzdaten detaillierter ausgewertet und strategische Entscheidungen besser unterstützt werden.

Das HR-Modul unterstützt Prozesse rund um Beschäftigte und Personalverwaltung, darunter:

Dieses ERP-Modul ist besonders für Produktionsunternehmen wichtig. Es unterstützt die Planung und Steuerung von Fertigungsprozessen.

Dazu gehören unter anderem:

Dieses Modul unterstützt Prozesse rund um Material- und Warenflüsse, unter anderem:

Ein CRM-Modul unterstützt die Verwaltung von Kundenbeziehungen.

Typische Funktionen sind:

Mit einem Projektmanagement-Modul können Projekte geplant, gesteuert und überwacht werden.

Es unterstützt unter anderem:

Business Intelligence stellt Werkzeuge zur Datenanalyse bereit und unterstützt datenbasierte Entscheidungen.

Dazu gehören beispielsweise:

ERP-Systeme können vor allem danach unterschieden werden, wie sie bereitgestellt und betrieben werden.

Ein Cloud-ERP-System läuft in der Infrastruktur eines Anbieters und wird über das Internet genutzt. Unternehmen müssen nicht die gesamte technische Infrastruktur selbst betreiben. Auch Updates und Skalierung lassen sich häufig einfacher umsetzen.

Ein On-Premises-ERP-System wird auf einer vom Unternehmen kontrollierten Infrastruktur betrieben. Dadurch besteht mehr Kontrolle über Umgebung und Konfiguration. Gleichzeitig sind eigene IT-Ressourcen für Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung erforderlich.

Ein hybrides ERP-Modell verbindet lokale Systeme mit Cloud-Komponenten. Es kann sinnvoll sein, wenn bestimmte Daten oder Anwendungen innerhalb der eigenen Infrastruktur verbleiben sollen, während andere Prozesse Cloud-Dienste nutzen.

Die Wahl des passenden ERP-Modells hängt unter anderem von der bestehenden IT-Infrastruktur, Sicherheitsanforderungen, Integrationen und der zukünftigen Entwicklung des Unternehmens ab.

Die Einführung eines ERP-Systems kann zahlreiche Vorteile bieten. Insbesondere lassen sich Prozesse vereinheitlichen, Informationen besser nutzen und die operative Effizienz steigern.

Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Vorteile eines ERP-Systems.

Durch optimierte und automatisierte Prozesse sowie eine bessere Nutzung vorhandener Ressourcen können Mitarbeiter mehr Zeit für wertschöpfende und strategische Aufgaben aufwenden. Dadurch steigt die Produktivität des gesamten Unternehmens.

Der Zugriff auf verlässliche, aktuelle und konsistente Daten aus verschiedenen Unternehmensbereichen ermöglicht schnellere und fundiertere Entscheidungen.

ERP-Systeme unterstützen eine präzisere Materialbedarfsplanung. Dadurch können Lagerbestände und damit verbundene Kosten reduziert werden.

Gleichzeitig lässt sich das Risiko von Materialengpässen verringern, die Produktionsprozesse unterbrechen könnten.

Ein ERP-System kann dazu beitragen, die Produktion besser zu planen und vorhandene Ressourcen effizienter einzusetzen.

In Verbindung mit Produktionsdaten aus anderen Systemen, beispielsweise MES, können unter anderem Stillstände analysiert und Kennzahlen wie OEE besser bewertet werden.

ERP sorgt für einen konsistenten Informationsfluss zwischen verschiedenen Abteilungen. Dadurch wird die Zusammenarbeit erleichtert und Informationssilos können reduziert werden.

Optimierte Prozesse, eine bessere Ressourcennutzung und weniger Fehler können dazu beitragen, Betriebskosten zu reduzieren und Zeit einzusparen.

Moderne ERP-Systeme sind in der Regel skalierbar und können an wachsende Anforderungen angepasst werden.

Je nach Lösung können auch moderne Technologien wie Machine Learning, automatisierte Analysen oder Predictive Analytics genutzt werden, um die Unternehmensentwicklung zu unterstützen.

ERP-Systeme können Unternehmen dabei unterstützen, gesetzliche und branchenspezifische Anforderungen einzuhalten, beispielsweise durch definierte Prozesse, Dokumentation und Kontrollmechanismen.

Durch effizientere Prozesse, schnellere Reaktionen auf Veränderungen und eine bessere Nutzung von Unternehmensressourcen können Organisationen flexibler und wettbewerbsfähiger werden.

ERP reduziert die Notwendigkeit, Daten zwischen Tabellen, Anwendungen und voneinander getrennten Systemen manuell zu übertragen.

Das senkt das Fehlerrisiko und beschleunigt den Informationsfluss.

Führungskräfte können auf gemeinsame Daten zu Finanzen, Vertrieb, Produktion oder Beständen zugreifen, ohne auf die manuelle Zusammenführung unterschiedlicher Berichte warten zu müssen.

ERP integriert Prozesse und Daten aus vielen Bereichen eines Unternehmens. Andere Business-Systeme konzentrieren sich in der Regel stärker auf bestimmte Aufgaben oder Geschäftsbereiche.

Diese Systeme müssen nicht miteinander konkurrieren. In vielen Unternehmen fungiert ERP als zentrale Business-Plattform und tauscht Daten mit spezialisierten Lösungen wie MES oder WMS aus.

In modernen Unternehmensumgebungen arbeitet ein ERP-System nur selten vollständig isoliert. Um sein Potenzial umfassend zu nutzen, wird es häufig mit weiteren Systemen und Anwendungen integriert.

Besonders relevant für Produktionsunternehmen ist die Integration von ERP mit einem MES (Manufacturing Execution System).

Ein MES ist ein IT-System zur Steuerung und Überwachung von Produktionsprozessen in Echtzeit.

Während ein ERP-System zahlreiche Bereiche des gesamten Unternehmens abdeckt, konzentriert sich MES detailliert auf die operative Produktion und stellt spezialisierte Werkzeuge zur Steuerung und Analyse der Fertigungsprozesse bereit.

Ein MES unterstützt unter anderem:

ERP integriert Prozesse und Daten aus verschiedenen Bereichen des gesamten Unternehmens. Spezialisierte Systeme konzentrieren sich dagegen auf ausgewählte operative Aufgaben.

ERP – Planung und Steuerung zentraler Unternehmensressourcen und Geschäftsprozesse.

CRM – Vertriebs- und Kundenbeziehungsmanagement.

WMS – detaillierte Verwaltung und Steuerung von Lagerprozessen.

MES – Überwachung und operative Steuerung der Produktion.

ERP und MES arbeiten auf unterschiedlichen Ebenen. ERP plant und integriert die Geschäftsprozesse des Unternehmens, während MES detaillierte Daten über die tatsächliche Ausführung der Produktion liefert.

Durch die Integration beider Systeme lassen sich Planung und tatsächliche Produktionsabläufe miteinander verbinden.

Die Verbindung von ERP und MES bietet insbesondere Produktionsunternehmen mehrere Vorteile.

Eine typische ERP-Einführung umfasst mehrere Schritte:

Für die Einführung eines ERP-Systems gibt es weder einen einheitlichen Preis noch eine feste Projektdauer.

Kosten und Zeitaufwand hängen vor allem von der Anzahl der eingesetzten Module, der Zahl der Nutzer, dem Umfang der Integrationen, der Datenmigration und dem notwendigen Grad der Anpassung an die Unternehmensprozesse ab.

Ein einfacheres ERP-Projekt mit wenigen standardisierten Prozessen kann deutlich schneller umgesetzt werden als eine komplexe Einführung mit mehreren Standorten, individuellen Funktionen und Integrationen zu MES, WMS oder Finanzsystemen.

Daher empfiehlt es sich, vor der Festlegung von Budget und Zeitplan eine detaillierte Voranalyse beziehungsweise ERP-Anforderungsanalyse durchzuführen.

Der richtige Zeitpunkt für eine ERP-Einführung hängt von verschiedenen Faktoren ab, beispielsweise von der Unternehmensgröße, der Komplexität der Geschäftsprozesse und der Branche.

Es gibt jedoch typische Anzeichen dafür, dass ein Unternehmen von einem integrierten ERP-System profitieren könnte.

Die Kommunikation zwischen Abteilungen wird zunehmend ineffizient? Informationen werden mehrfach in unterschiedliche Systeme eingegeben und Daten stimmen nicht mehr überein?

Das kann ein deutliches Zeichen dafür sein, dass eine ERP-Einführung sinnvoll ist.

Mit zunehmender Unternehmensgröße kann ein Punkt erreicht werden, an dem die Koordination über E-Mails, Tabellen und voneinander getrennte Anwendungen nicht mehr effizient funktioniert.

Ein ERP-System kann dann helfen, Prozesse zu standardisieren und die operative Effizienz auch bei weiterem Wachstum aufrechtzuerhalten.

Wenn Führungskräfte keinen direkten Zugriff auf aktuelle Unternehmenskennzahlen haben oder regelmäßig auf manuell erstellte Berichte verschiedener Abteilungen warten müssen, kann ERP den Informationsfluss und Entscheidungsprozess deutlich verbessern.

Wiederkehrende Materialengpässe oder zu hohe Lagerbestände können auf Defizite bei der Materialbedarfsplanung hinweisen.

Ein ERP-System kann die Planung verbessern und eine bessere Abstimmung zwischen Einkauf, Lager und Produktion ermöglichen.

Wenn Mitarbeiter viel Zeit mit wiederkehrenden manuellen Aufgaben verbringen, die automatisiert werden könnten, kann ein ERP-System deutliche Effizienzgewinne und Zeitersparnisse ermöglichen.

Sie planen die Expansion in neue Märkte? Sie führen neue Produkte oder Dienstleistungen ein?

Dann kann dies ein geeigneter Zeitpunkt sein, ein ERP-System einzuführen oder eine bestehende ERP-Lösung zu modernisieren. Ein skalierbares System kann zukünftiges Wachstum deutlich besser unterstützen.

ERP-Systeme können Unternehmen mit sehr unterschiedlichen Geschäftsmodellen unterstützen. Wie ERP eingesetzt wird, hängt jedoch stark von den jeweiligen Prozessen ab.

Ein Produktionsunternehmen hat andere Anforderungen als ein projektorientiertes Dienstleistungsunternehmen. Ein Unternehmen mit mehreren Standorten benötigt wiederum andere Funktionen als ein kleiner Betrieb.

Das gemeinsame Ziel besteht darin, Daten und Prozesse in einer zentralen Umgebung zu verbinden, sodass verschiedene Unternehmensbereiche mit aktuellen Informationen arbeiten und Daten nicht manuell zwischen voneinander getrennten Anwendungen übertragen werden müssen.

In Produktionsunternehmen verbindet ERP Prozesse aus Vertrieb, Einkauf, Lager, Finanzen und Produktionsplanung.

Das System kann beispielsweise folgende Aufgaben unterstützen:

Nach Eingang einer Kundenbestellung kann das ERP-System beispielsweise die Verfügbarkeit von Materialien und Fertigwaren berücksichtigen, einen Einkaufs- oder Produktionsbedarf erzeugen und die entsprechenden Informationen an weitere Unternehmensbereiche weitergeben.

In komplexeren Produktionsumgebungen kann ERP mit Systemen wie MES, WMS oder APS integriert werden.

ERP unterstützt dabei vor allem betriebswirtschaftliche Planung und übergeordnete Geschäftsprozesse. Spezialisierte Systeme liefern dagegen detailliertere Informationen über Produktionsausführung, Lagerprozesse oder Feinplanung.

Durch die Integration dieser Lösungen kann ein Unternehmen seine Planung besser mit den tatsächlichen Abläufen in der Produktion verbinden.

In projektorientierten und Dienstleistungsunternehmen kann ERP den gesamten Prozess von der Kundengewinnung bis zur Abrechnung erbrachter Leistungen unterstützen.

Informationen über Interessenten und Angebote können mit konkreten Projekten, Budgets, Aufgaben, Kosten und Arbeitszeiten verknüpft werden.

Dadurch stehen Daten aus Vertrieb, Projektabwicklung und Finanzen in einer gemeinsamen Umgebung zur Verfügung.

Ein ERP-System kann unter anderem folgende Bereiche unterstützen:

Dadurch lässt sich leichter bewerten, ob Projekte innerhalb des geplanten Budgets und Zeitrahmens umgesetzt werden und welche Projekte, Dienstleistungen oder Kunden die höchsten Margen erzielen.

Auch für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen, Werken oder Geschäftseinheiten kann ein ERP-System eine wichtige Rolle spielen.

Eine gemeinsame Systemumgebung ermöglicht es, Datenerfassung und Prozesse über unterschiedliche Standorte hinweg zu vereinheitlichen.

Die Unternehmenszentrale erhält dadurch ein konsistenteres Bild von Vertrieb, Kosten, Beständen, Projekten und finanziellen Ergebnissen der gesamten Organisation.

ERP kann außerdem die Standardisierung von Prozessen, ein zentrales Reporting und den Vergleich der Ergebnisse einzelner Standorte erleichtern.

Nicht jedes Unternehmen benötigt dieselben Funktionen.

Der Umfang eines ERP-Systems sollte sich vor allem an den tatsächlichen Geschäftsprozessen, Herausforderungen und Zielen der Organisation orientieren.

Ein Produktionsunternehmen benötigt möglicherweise eine umfangreiche Materialbedarfsplanung und eine MES-Integration, während ein projektorientiertes Unternehmen stärker auf Projektmanagement, Zeiterfassung und Rentabilitätsanalysen angewiesen ist.

Vor der Auswahl eines ERP-Systems sollte daher geklärt werden:

Die Auswahl eines ERP-Systems sollte vor allem von den tatsächlichen Prozessen und Anforderungen des Unternehmens ausgehen.

Die passende Lösung unterstützt die wichtigsten Geschäftsbereiche, lässt sich in die bestehende IT-Landschaft integrieren und kann gemeinsam mit dem Unternehmen wachsen.

Bei der Auswahl eines ERP-Systems sollten insbesondere folgende Aspekte berücksichtigt werden:

Für Produktionsunternehmen ist die Integrationsfähigkeit mit produktionsnahen Systemen besonders wichtig. Dadurch lassen sich betriebswirtschaftliche Planung und tatsächliche Produktionsdaten miteinander verbinden.

Vor der Entscheidung empfiehlt es sich daher, die eigenen Anforderungen sorgfältig zu analysieren und festzulegen, welche Prozesse das ERP-System standardisieren, automatisieren oder miteinander verbinden soll.

ERP steht für Enterprise Resource Planning. Ein ERP-System ist eine integrierte Softwarelösung zur Steuerung zentraler Geschäftsprozesse und Unternehmensressourcen.

Es verbindet beispielsweise Daten aus Finanzen, Vertrieb, Einkauf, Lager, Produktion und Personalwesen.

ERP arbeitet mit einer gemeinsamen Datenbasis und integrierten Modulen.

Informationen, die in einem Bereich eingegeben werden, können automatisch in weiteren Geschäftsprozessen genutzt werden. Dadurch wird die manuelle Mehrfacherfassung von Daten reduziert.

Typische ERP-Module umfassen:

ERP steuert und integriert Geschäftsprozesse im gesamten Unternehmen.

MES konzentriert sich dagegen auf die operative Ausführung und Überwachung der Produktion. In Produktionsunternehmen werden ERP und MES häufig miteinander integriert.

Ein ERP-System kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn Daten auf viele Systeme verteilt sind, Mitarbeiter zahlreiche manuelle Tätigkeiten ausführen, das Unternehmen stark wächst oder Führungskräfte nur schwer auf aktuelle und konsistente Unternehmensdaten zugreifen können.

Ja. ERP-Systeme können als Cloud-ERP, On-Premises-Lösung oder in einer hybriden Umgebung betrieben werden.

Welche Variante geeignet ist, hängt unter anderem von der IT-Infrastruktur, Sicherheitsanforderungen und den benötigten Integrationen ab.