Produktionsbericht ohne Excel: Schichtbericht-Vorlage und 7 Schritte zur Automatisierung

Ein Produktionsbericht sollte das Ergebnis einer Schicht im Vergleich zum Plan, die Ursachen von Verlusten sowie die Informationen zeigen, die für die nächste Entscheidung benötigt werden. Wenn Ihr Team nach Abschluss der Arbeit weiterhin Daten aus Maschinen, ERP, Tabellen und Notizen der Bediener zusammenträgt, beginnen Sie damit, die Datenquellen zu ordnen. Anschließend können Sie beurteilen, welche Teile der Berichterstattung automatisiert werden sollten und welches Werkzeug sich dafür am besten eignet.

Die meisten Daten sollten bereits zum Ende der Schicht verfügbar sein. Manuell ergänzt werden sollten vor allem Informationen, die das System nicht zuverlässig selbst erkennen kann, zum Beispiel die Ursache eines ungewöhnlichen Stillstands, ein Qualitätskommentar oder eine Information für das Team, das die Produktion übernimmt.

Wenn Sie für die Produktion verantwortlich sind, reicht die Information, dass 8.400 Stück gefertigt wurden, nicht aus. Sie müssen den Plan, die Anzahl der Gut- und Ausschussteile, die Betriebszeit, Stillstände sowie Ereignisse kennen, die das Ergebnis beeinflusst haben. Erst dann ermöglicht ein Produktionsbericht den Schritt von der reinen Ergebniskontrolle zur Suche nach der Ursache einer Abweichung.

In der Praxis sind besonders häufig folgende Informationen hilfreich:

Nicht jeder Produktionsbetrieb benötigt denselben Informationsumfang. Wenn Sie KPIs verwenden, sollten deren Definitionen für alle Schichten und Berichte einheitlich sein. ISO 22400-2 beschreibt Kennzahlen für das Management von Produktionsabläufen einschließlich ihrer Formeln, Bestandteile, Einheiten und weiterer Merkmale.

Legen Sie für jedes Feld fest, wer es nutzt, welche Entscheidung auf dieser Grundlage getroffen wird, woher der Wert stammt und wer für seine Korrektheit verantwortlich ist. Wenn niemand erklären kann, wofür eine Information gebraucht wird, ist die Gewohnheit, sie seit Jahren zu erfassen, kein ausreichender Grund dafür, dass ein Bediener weiterhin Zeit für ihre Eingabe aufwendet.

Mehr darüber, welche Informationen in einer gemeinsamen Reporting-Umgebung verbunden werden können, finden Sie auf unserer Seite zur Produktionsberichterstattung.

Die Suchanfrage „Produktionsbericht Vorlage“ führt häufig zu einer fertigen Excel-Datei mit auszufüllenden Spalten. Eine solche Vorlage ist am Anfang hilfreich. Vor einer Automatisierung müssen Sie jedoch zusätzlich wissen, aus welcher Quelle jedes einzelne Feld stammt.

Betrachten Sie die folgende Vorlage als Ausgangspunkt. Ihr Produktionsbericht sollte an den tatsächlichen Prozess, die Verantwortlichkeiten im Werk und die Daten angepasst werden, die sich tatsächlich erfassen lassen.

Die Tabelle zeigt Ihnen, an welchen Stellen das Team Arbeit ausführt, die sich möglicherweise vermeiden lässt. Liest ein Bediener beispielsweise einen Zähler an der Maschine ab, notiert den Wert auf Papier und überträgt die Schichtleitung das Ergebnis später in Excel, durchläuft dieselbe Information mehrere manuelle Erfassungsschritte.

Genau bei solchen Daten lohnt es sich, mit der Automatisierung der Produktionsverfolgung zu beginnen. explitia.Production kann die automatische Erfassung von Informationen aus Maschinen und Systemen mit der manuellen Ergänzung jener Daten verbinden, bei denen der Prozess weiterhin das Wissen eines Bedieners benötigt.

Ein Schichtbericht sollte in erster Linie die Personen unterstützen, die die Produktion übernehmen. Sie müssen wissen, welche Fertigungsaufträge bearbeitet werden, was während der vorherigen Schicht passiert ist, welche Probleme offen sind und ob Qualitätsmaßnahmen oder Instandhaltungsarbeiten noch laufen.

Die Bedeutung einer zuverlässigen Informationsübergabe zwischen Schichten wird auch von der britischen Health and Safety Executive in ihren Hinweisen zur Schichtübergabe beschrieben. Die HSE nennt unter anderem die Vorbereitung der Informationen durch das abgebende Team, die Kommunikation in beide Richtungen sowie die Überprüfung der Informationen durch die Personen, die die Verantwortung übernehmen.

Ein täglicher Produktionsbericht hat normalerweise einen breiteren Umfang. Er kann mehrere Schichten zusammenfassen und die Erfüllung des Tagesplans, Qualität, Zeitverluste oder wiederkehrende Ursachen von Abweichungen darstellen. Das bedeutet nicht, dass für jeden Empfänger eine eigene Datei geführt werden muss. Eine gemeinsame Datenquelle kann unterschiedliche Ansichten für Schichtleitung, Produktionsleitung, Qualität oder Operations Management bereitstellen.

Excel kann für einen einfachen Produktionsbericht weiterhin gut geeignet sein. Wenn eine Person die Zusammenfassung erstellt, die Daten aus wenigen stabilen Quellen stammen und Sie während der laufenden Schicht keine aktuellen Informationen benötigen, ist eine vollständige Umstellung der Reporting-Umgebung möglicherweise wirtschaftlich nicht sinnvoll.

Auch Excel selbst bietet Möglichkeiten zur Automatisierung. Power Query kann Daten aus externen Quellen abrufen, transformieren, Tabellen miteinander verbinden und Informationen regelmäßig aktualisieren. In einigen Werken genügt dies bereits, um die manuelle Zusammenstellung mehrerer Tabellen deutlich zu reduzieren.

Ein Hinweis darauf, dass eine umfassendere Veränderung notwendig wird, ist eine Situation, in der der Produktionsbericht zu einem eigenen Prozess geworden ist, der erst nach der eigentlichen Produktion stattfindet. Der Bediener überträgt Daten von der Maschine, die Schichtleitung ergänzt Informationen aus einem anderen System, jemand gleicht das Ergebnis mit dem ERP ab und Unstimmigkeiten werden erst unmittelbar vor dem Versand des Berichts geklärt.

Die Automatisierung einer Tabelle kann den letzten Schritt verkürzen, die vorherige manuelle Übertragung bleibt jedoch bestehen. Wenn Sie den Unterschied zwischen einem manuellen und einem digitalen Modell genauer betrachten möchten, finden Sie weitere Informationen bei explitia zur Automatisierung der Produktionsaufzeichnung.

Gehen Sie Ihren aktuellen Produktionsbericht Feld für Feld durch. Das ERP kennt möglicherweise bereits den Fertigungsauftrag, das Produkt und die geplante Menge. Eine Maschine, eine SPS oder ein SCADA-System kann Maschinenzustände, Zeiten, Zählerstände und Prozessparameter liefern. Ein MES kann die tatsächliche Ausführung mit einer konkreten Operation, einem Arbeitsplatz und einem Fertigungsauftrag verbinden.

Diese Aufteilung entspricht der Logik von ISA-95, die Funktionen rund um Prozesse, Steuerung, Manufacturing Operations Management und Unternehmenssysteme strukturiert. Wenn Sie das Modell genauer kennenlernen möchten, hat explitia einen eigenen Leitfaden zu ISA-95: MES, ERP und Produktionsdaten vorbereitet. Den offiziellen Umfang des Standards veröffentlicht außerdem die International Society of Automation.

Für die Berichterstattung ergibt sich daraus eine einfache Regel. Wenn eine Fertigungsauftragsnummer bereits im Quellsystem vorhanden ist und korrekt weitergegeben werden kann, sollte der Bediener sie nicht erneut eingeben müssen, nur weil ein weiteres Formular sie verlangt.

Dasselbe gilt für technische Daten. Bevor Sie davon ausgehen, dass Informationen manuell eingetragen werden müssen, prüfen Sie die Möglichkeiten einer direkten Erhebung von Maschinendaten. Der mögliche Umfang hängt vom Maschinenpark, den Steuerungen, verfügbaren Schnittstellen und der Signalqualität ab. Deshalb ist für diesen Schritt eine technische Bestandsaufnahme erforderlich.

Erfassen Sie automatisch alle Fakten, die ein System eindeutig bestimmen kann. Der Beginn eines Stillstands, der Maschinenzustand, ein Produktionszähler oder der Wert eines Prozessparameters sollten nicht von einem Menschen abgeschrieben werden, wenn zuverlässige Daten direkt aus der Quelle verfügbar sind.

Der Bediener bleibt dort notwendig, wo eine Information interpretiert werden muss. Eine Maschine kann beispielsweise zwölf Minuten Stillstand erfassen. Ob die Ursache jedoch fehlendes Material, eine Einstellung, eine Qualitätsprüfung oder das Warten auf den Service war, kann das Wissen der Person erfordern, die direkt mit dem Prozess arbeitet.

Ein guter Produktionsbericht beschränkt die Aufgaben des Bedieners deshalb auf Informationen, bei denen ein Mensch tatsächlich Kontext ergänzt. Wenn ein Bediener nach der Einführung eines neuen Systems weiterhin die meisten Felder aus einer alten Excel-Datei in eine neue Anwendung überträgt, wurde zwar die Benutzeroberfläche geändert, nicht aber die Methode der Datenerfassung.

Ein vollständiges MES-System ist nicht für jedes Projekt notwendig. Der Umfang hängt vom konkreten Problem, der Anzahl der Datenquellen, der Art der Auftragsabwicklung und davon ab, ob Sie ausschließlich den Schichtbericht verbessern oder zusätzlich Produktionsausführung, Qualität, Rückverfolgbarkeit und weitere Prozesse verwalten möchten.

Wenn der Umfang größer ist, können Sie sich das Produktionsportal und MES-System ansehen. Wenn die größte Herausforderung dagegen in der Produktionsverfolgung und der Erfassung von Produktionsdaten liegt, kann explitia.Production der natürlichere Ausgangspunkt sein.

Treffen Sie die Entscheidung erst nach einer Analyse des aktuellen Datenflusses. Ein Werk, in dem pro Schicht zwei Zähler manuell übertragen werden, benötigt einen anderen Umfang als ein Unternehmen, das ein Dutzend Produktionslinien, ERP, Qualitätssysteme und unterschiedliche Reporting-Standards miteinander verbindet.

Sie benötigen zu Beginn kein umfangreiches Projekt. Öffnen Sie den Produktionsbericht, den Ihr Team heute verwendet, und ergänzen Sie für jedes Feld vier Informationen: Quelle, Datenverantwortlicher, Art der Erfassung und die Entscheidung, die durch diese Information unterstützt wird.

Wenn sich zeigt, dass ein großer Teil des Produktionsbericht durch erneute Eingabe von Daten entsteht, die bereits in Maschinen oder Systemen verfügbar sind, haben Sie einen konkreten Ausgangspunkt für Gespräche zwischen Produktion, Automatisierung und IT. Ein Produktionsbericht sollte das Ergebnis von Daten sein, die während des Prozesses erfasst werden, und nicht der Versuch, den Verlauf einer Schicht erst nach ihrem Abschluss zu rekonstruieren.

Wenn Sie den Prozess umfassender betrachten möchten, beginnen Sie mit den Informationen zu Systemen für Produktionsberichterstattung und zur Automatisierung der Produktionsaufzeichnung. So können Sie den aktuellen Produktionsbericht mit den Möglichkeiten einer Datenerfassung direkt an der Quelle vergleichen, bevor Sie den Umfang der Implementierung festlegen.

Nein. OEE kann sinnvoll sein, wenn die Kennzahl zur Art der Prozesssteuerung passt und alle Teams sie nach derselben Definition berechnen. Wenn Sie Verfügbarkeit, Leistung und Qualität kontinuierlich analysieren möchten, sehen Sie sich auch die explitia-Lösung zur Visualisierung des Produktionsstatus und OEE an.

Die Häufigkeit hängt von den Entscheidungen ab, die Sie treffen möchten. Wenn die Daten dazu dienen sollen, noch während einer Schicht zu reagieren, liefert ein Produktionsbericht, der ausschließlich nach Tagesende aktualisiert wird, die Informationen zu spät. Für die Auswertung eines abgeschlossenen Produktionstags kann dieser Rhythmus dagegen ausreichend sein.

Häufig ja. Die Antwort hängt jedoch von den verfügbaren Signalen, der Steuerung, den Schnittstellen und der Dokumentation der jeweiligen Maschine ab. Bevor der Projektumfang definiert wird, sollten Sie den Maschinenpark prüfen und feststellen, welche Daten zuverlässig erfasst werden können.

Beginnen Sie mit dem aktuellen Produktionsbericht und nicht mit der Auswahl einer Anwendung. Ordnen Sie die Quellen der einzelnen Felder zu, finden Sie Informationen, die manuell übertragen werden, obwohl sie bereits in anderen Systemen vorhanden sind, und legen Sie fest, welche Daten das Wissen eines Bedieners erfordern. Eine solche Analyse bietet eine wesentlich bessere Grundlage für einen Pilotversuch als eine reine Funktionsliste eines fertigen Systems.