Od arkuszy do spójnego systemu: aplikacja do zarządzania cenami sieci punktów sprzedażowych

Ręczne przeliczanie cen w dużych arkuszach przestało nadążać za skalą działania naszego klienta. Sieć ponad 200 punktów sprzedaży potrzebowała narzędzia, które połączy dane, uporządkuje reguły cenowe i pozwoli przygotowywać warianty cennika w jednym miejscu. Tak powstała aplikacja do zarządzania cenami, zaprojektowana pod ich proces biznesowy.

Przed rozpoczęciem projektu dane pochodziły z bazy, przenoszono je do dużych zestawień i ręcznie przypisywano do określonych segmentów produktów. Później pracownicy porównywali z informacjami rynkowymi dostarczanymi przez zewnętrzne narzędzia monitorujące ceny w najbliższej okolicy.

Każda aktualizacja wymagała ponownego pobrania danych, ich klasyfikacji i sprawdzenia znacznej liczby pozycji. Przy dużej skali działania był to powolny proces, zależny od ręcznych operacji.

Klient explitia potrzebował wspólnego rozwiązania dla całej sieci. Aplikacja do zarządzania cenami miała przenieść najważniejsze reguły z arkuszy do jednego środowiska i obsłużyć dane z rozbudowanych baz.

Produkty zostały podzielone na segmenty, uwzględniając różne polityki wyznaczania cen. 

System uwzględnia też kategorię produktu, sezonowość, przyjęte progi marżowe oraz informacje rynkowe. Dokładne formuły wciąż pozostają wiedzą biznesowego klienta.

Aplikacja wykonuje obliczenia według reguł wypracowanych wspólnie z klientem, a użytkownik otrzymuje propozycje cen, które może sprawdzić przed przekazaniem cennika do sieci.

System pozwala zapisać do 10 symulacji cen, które przedstawiają różne warianty cennika dla całej sieci, dzięki czemu zespół może porównać ustawienia przed zatwierdzeniem wybranej wersji.

Pracownik może też ręcznie zmienić cenę konkretnego produktu. Aplikacja sprawdza wtedy, czy wartość nie spada poniżej ustalonego progu opłacalności. Walidacja pomaga wychwycić błędy i ogranicza ryzyko przekazania do punktów sprzedaży ceny niezgodnej z przyjętymi zasadami.

Połączenie automatycznych obliczeń z ręczną korektą daje użytkownikowi kontrolę nad końcowym cennikiem, w związku z czym system wspiera decyzję, ale jej nie zastępuje.

Równie duże znaczenie ma aktualność informacji o cenach regulowanych i dotowanych oraz bieżących zmianach w katalogu produktów. System musi pracować na możliwie świeżych danych, ponieważ nieaktualna informacja wejściowa wprost przekłada się na jakość późniejszych przeliczeń.

Sama logika cenowa to jednak za mało. Aktualność i jakość danych zależą od źródeł, z których korzysta system, dlatego kluczowe znaczenie mają jasne zasady aktualizacji, kontroli i odpowiedzialności za poszczególne źródła — po stronie zespołów, które te dane na bieżąco wprowadzają i utrzymują.

System został już zainstalowany i udostępniony klientowi wraz z instrukcjami obsługi i instalacji. Regularne użycie dopiero się rozpoczyna, dlatego nie publikujemy jeszcze danych o oszczędności czasu ani wpływie na wyniki finansowe.

Już teraz można jednak wskazać zmianę organizacyjną. Reguły, symulacje i walidacja zostały zebrane w jednym narzędziu. Aplikacja do zarządzania cenami jest w stanie zastąpić znaczną część ręcznych operacji wykonywanych przedtem w arkuszach i ułatwić przygotowanie wspólnego cennika dla całej sieci, a jej efekt będzie można ocenić po zebraniu danych z codziennej pracy użytkowników.

Model ten sprawdza się wszędzie tam, gdzie firma kupuje towar w dużych partiach, odsprzedaje go dalej w mniejszych jednostkach i musi na bieżąco zarządzać cenami dla szerokiego katalogu produktów rozproszonego po wielu lokalizacjach jednocześnie.

Jego potencjał widzimy między innymi w: sieciach sklepów spożywczych i convenience, hurtowniach oraz sieciach sprzedaży opon, dystrybucji olejów, sieciach sprzedaży części i akcesoriów motoryzacyjnych, sieciach drogerii i sklepów kosmetycznych, dystrybucji materiałów budowlanych i sieciach marketów DIY, hurtowniach elektrycznych i instalacyjnych, dystrybucji artykułów biurowych i poligraficznych, sieciach sklepów zoologicznych, dystrybucji nawozów i środków ochrony roślin, sieciach sprzedaży sprzętu AGD i RTV oraz firmach zajmujących się dystrybucją artykułów przemysłowych i technicznych.

Konkretne reguły cenowe zawsze będą inne, inne progi marżowe, sezonowość, czynniki rynkowe wpływające na wycenę. Rdzeń procesu pozostaje jednak wspólny: jedna baza danych, segmentacja katalogu, porównanie wariantów cennika i kontrola ceny przed jej publikacją w sieci.

Nadal przygotowujesz cenniki w arkuszach albo ręcznie łączysz dane z kilku źródeł? Pokaż nam, jak wygląda ten proces. Przeanalizujemy przykładowy arkusz, źródła danych i zasady wyceny. Na tej podstawie wskażemy, który etap warto przenieść do systemu jako pierwszy.