VSM: Wie Sie versteckte Verluste in der Produktion finden

VSM, also Value Stream Mapping, hilft dabei, den gesamten Arbeitsfluss vom Kundenauftrag bis zum Versand des Produkts zu sehen. Auf einer solchen Karte wird sichtbar, welche Schritte Wert schaffen und welche Schritte Wartezeit, Bestände, Nacharbeit, manuelle Dateneingabe oder unnötige Entscheidungen verursachen. Dieser Artikel erklärt, was die VSM-Methode ist, wie eine Wertstromkarte aussieht, wie die Wertstromanalyse Schritt für Schritt abläuft und was mit den Ergebnissen passieren sollte, damit die Arbeit nicht beim Diagramm endet.

VSM ist eine Methode zur Darstellung des Wertstroms. Sie zeigt den Weg eines Produkts, einer Charge oder eines Auftrags durch das Unternehmen. Auf einer Karte werden Materialfluss, Informationsfluss und Entscheidungen verbunden.

In der Produktion ordnet eine solche Karte die Diskussion sehr schnell. Statt nur einen einzelnen Arbeitsplatz zu betrachten, sieht man das ganze System: Auftragseingang, Planung, Lager, Produktion, Qualitätskontrolle und Versand. Dadurch lässt sich leichter prüfen, ob ein Auftrag wirklich gut durch das Unternehmen läuft oder die meiste Zeit in Warteschlangen verbringt.

Eine Wertstromkarte beantwortet Fragen, die für Produktionsleiter, Werkleiter, Planer und Verantwortliche für Prozessverbesserung meist besonders wichtig sind:

Ohne dieses Bild kann ein Team einen Bereich verbessern, der zwar problematisch wirkt, das Ergebnis aber kaum verändert. VSM hilft dabei, die Aufmerksamkeit auf die Stellen zu richten, an denen der Fluss wirklich Zeit verliert.

Die größte Überraschung nach der ersten VSM-Analyse betrifft oft das Verhältnis zwischen Arbeitszeit und Durchlaufzeit. Die Bearbeitung kann zwei Stunden dauern, während der Auftrag mehrere Tage durch das Unternehmen läuft. Die Differenz entsteht durch Warten: auf den Plan, Material, Rüsten, Prüfung, Dokumente, Entscheidungen oder aktuelle Daten im System.

Eine Beispielmessung aus einem VSM-Workshop kann so aussehen:

Die gesamte Arbeitszeit beträgt 3 Stunden und 50 Minuten. Der gesamte Fluss dauert mehr als 2 Tage. Dieser Unterschied verändert die Diskussion über Verbesserungen. Wenn die Bearbeitung um einige Minuten verkürzt wird, bringt das wenig, wenn der Auftrag viele Stunden vor der Planung, der Qualitätskontrolle oder dem Versand wartet.

VSM hilft, ein technisches Problem von einem organisatorischen Problem zu trennen. Es zeigt auch, wann der größte Verlust in den Daten liegt und nicht an der Maschine.

Ein guter VSM-Workshop beginnt mit einem klar begrenzten Umfang. Eine Karte des gesamten Unternehmens wird schnell unübersichtlich. Besser ist es, eine Produktfamilie, einen Auftragstyp, den Chargenfluss durch eine Abteilung oder den Ablauf vom Auftragseingang bis zum Versand auszuwählen.

Der beste Bereich ist dort, wo dieselben Probleme immer wieder auftreten: Verzögerungen, zu hohe Bestände, manuelle Dateneingabe, wechselnde Prioritäten, Materialmangel, Nacharbeit nach falschen Informationen oder Streit über Zuständigkeiten zwischen Abteilungen.

Nach der Auswahl des Wertstroms kann das Team zusammengestellt werden. Am Tisch sollten Personen sitzen, die die tägliche Arbeit kennen: Produktion, Planung, Qualität, Lager, Instandhaltung und Kundenservice. Jede Abteilung sieht einen anderen Teil des Prozesses, und VSM verbindet diese Teile zu einem gemeinsamen Bild.

Eine Karte, die nur auf Gesprächen basiert, zeigt oft den Ablauf, der funktionieren sollte, nicht den Ablauf, der wirklich funktioniert. Deshalb sollte das Team dem echten Weg eines Auftrags folgen: Warteschlangen, Dokumente, Bestände, Systeme, Arbeitsplätze und Übergabepunkte prüfen. Der aktuelle Zustand muss nicht gut aussehen. Er muss wahr sein.

Auf der Karte sollten Prozessschritte, Zykluszeiten, Rüstzeiten, Losgrößen, Bestände zwischen den Schritten, Anzahl der Mitarbeiter, Maschinenverfügbarkeit, Planungsmethode und Datenquellen stehen.

Genau hier zeigen sich oft die größten Lücken. ERP speichert Informationen über Auftrag, Material und Charge, während MES den Produktionsablauf beschreibt. WMS ordnet Lagerdaten, und Tabellen werden zu dem Ort, an dem das Team fehlende Informationen ergänzt oder Systemgrenzen umgeht. Eine Wertstromkarte zeigt, wo Daten nicht mehr zusammenpassen und wer später Zeit verliert, um sie zu korrigieren.

Nach dem Zeichnen des aktuellen Zustands muss das Team zwei Zeiten berechnen: Durchlaufzeit und Arbeitszeit. Die Durchlaufzeit zeigt, wie lange der Auftrag durch das Unternehmen läuft. Die Arbeitszeit zeigt, wie viel davon auf Tätigkeiten am Produkt, Dokument oder Auftrag entfällt.

Für den Start reichen einige der letzten Aufträge, Messungen von Warteschlangen, die Anzahl der Korrekturen, Losgrößen und Wartezeiten vor ausgewählten Arbeitsschritten. Eine solche Messung reicht meist aus, um die größten Engpässe zu erkennen.

Die häufigsten Verluste in der Produktion betreffen Warten auf Material, Prüfung, Entscheidung, Rüsten, vollständige Daten oder freie Kapazität. Dazu kommen Bestände zwischen Arbeitsschritten, Nacharbeit nach falschen Informationen und manuelle Dateneingabe zwischen Tabellen und Systemen.

Das größte Risiko liegt oft an den Schnittstellen zwischen Abteilungen. Ein Schritt ist formal abgeschlossen, aber das nächste Team hat keine vollständigen Informationen, keine aktuelle Priorität oder keine verfügbare Ressource. Der Fluss wird zwischen Planung, Produktion, Qualität und Lager langsamer.

Nach der Karte des aktuellen Zustands entwirft das Team den Soll-Zustand. Er beschreibt keine ideale Fabrik. Er beschreibt einen besseren Fluss, der in einer sinnvollen Zeit erreicht werden kann.

Eine gute Karte des Soll-Zustands beantwortet Fragen wie:

Der wichtigste Moment kommt nach dem Workshop. Wenn das Team nur ein Diagramm hat, ändert VSM die tägliche Arbeit nicht. Das Team braucht einen Maßnahmenplan: Verantwortlicher, Termin, Kennzahl und erwarteter Effekt.

Ein Unternehmen produziert Komponenten in Chargen. Das Team analysiert den Fluss vom Auftragseingang bis zum Versand. Die folgenden Daten sind ein Workshop-Beispiel und zeigen, wie man mit VSM arbeitet.

Nach der Prüfung der letzten 10 Aufträge legt das Team fest:

Die erste Reaktion kann sein, die Bearbeitung zu beschleunigen. Die Karte zeigt jedoch, dass der größte Verlust in den Eingangsdaten und in der Warteschlange vor der Qualitätskontrolle liegt.

Der Änderungsplan muss nicht lang sein. In diesem Fall reichen drei Entscheidungen: die Daten standardisieren, die vor der Freigabe eines Auftrags erforderlich sind, Prioritätsregeln für die Qualitätskontrolle festlegen und die Anzahl der wartenden Chargen zwischen den Schritten begrenzen. Nach einigen Wochen kann das Team Durchlaufzeit, Anzahl der Datenkorrekturen und Größe der Warteschlange vor der Prüfung kontrollieren.

Die erste Karte kann auf einem Whiteboard, auf Papier oder in einem einfachen Diagramm-Tool erstellt werden. Software ist sinnvoll, wenn das Team mehrere Versionen der Karte pflegen, remote arbeiten, den aktuellen Zustand mit dem Soll-Zustand vergleichen oder Maßnahmen mit Daten aus Systemen verbinden möchte.

Bei größerem Umfang wird der Zugang zu Daten wichtiger als die Zeichnung selbst. Wenn Informationen über ERP, MES, WMS, Qualitätssystem und Tabellen verteilt sind, zeigt die Karte schnell, wo das Unternehmen die Kontrolle über den Informationsfluss verliert.

Das ist ein guter Moment, um vom VSM-Workshop zur Ordnung der Systeme überzugehen. Wir können Sie in diesem Schritt unterstützen: durch Datenintegration, Automatisierung des Informationsflusses, Reporting und Prozessüberwachung nach der Umsetzung der Änderungen.

Value Stream Mapping funktioniert am besten dort, wo die Umsetzung zu lange dauert und die Ursache nicht klar ist. Hinweise darauf können verspätete Lieferungen, wachsende Bestände, zu viele laufende Aufträge, häufige Planänderungen, Warteschlangen vor bestimmten Arbeitsschritten oder manuelle Datenkorrekturen sein.

Eine Wertstromkarte ist auch vor der Automatisierung oder vor der Einführung eines neuen Systems nützlich. Wenn der Fluss nicht geordnet ist, kann Technik alte Fehler festschreiben. VSM hilft zuerst zu prüfen, welche Schritte nötig sind, welche Schritte wegen fehlender Daten entstehen und welche Schritte vereinfacht werden können.

Ein zu großer Umfang schwächt die Karte. Je mehr Bereiche auf einem Diagramm stehen, desto schwieriger wird der Weg von der Diskussion zur Entscheidung. Ein gut gewählter Wertstrom bringt mehr als eine allgemeine Karte der ganzen Organisation.

Der zweite Fehler ist Arbeit ohne Messungen. Eine Beschreibung der Schritte reicht nicht. Das Team braucht Zeiten, Warteschlangen, Bestände, Losgrößen, Anzahl der Korrekturen und Informationsquellen.

Der dritte Fehler betrifft die Arbeit nach dem Workshop. Eine Karte ohne Verantwortliche, Termine und Kennzahlen landet schnell in einem Ordner. Gut gemachtes VSM endet mit einer Liste von Änderungen, die in Produktion, Datenqualität und Termintreue geprüft werden können.

Nach der Wertstromanalyse sollte das Team wissen, wo der Fluss Zeit verliert, welche Daten die Umsetzung blockieren und welche Entscheidungen zuerst getroffen werden müssen. Das ist das wichtigste Ergebnis von VSM.

Eine Wertstromkarte gibt Produktion, Planung, Qualität, Lager und IT eine gemeinsame Sprache. Die Diskussion beginnt mit Zahlen: Durchlaufzeit, Warteschlange, Bestand, Anzahl der Korrekturen und Verantwortungspunkten.

Wenn die Karte zeigt, dass die Hauptverluste durch verteilte Daten, manuelle Übergaben oder fehlende Sichtbarkeit entstehen, sollte der nächste Schritt die Systeme betreffen. Dann muss geprüft werden, welche Informationen verbunden werden können, welche Entscheidungen vereinfacht werden können und welche Kennzahlen laufend beobachtet werden sollten. In diesem Fall ist VSM kein einmaliger Workshop mehr, sondern beginnt, die tägliche Arbeit im Unternehmen zu ordnen.

VSM, also Value Stream Mapping, ist eine Methode zur Darstellung des Wertstroms. Sie zeigt den Fluss von Materialien und Informationen vom Kundenauftrag bis zur Lieferung des Produkts.

Eine normale Prozesskarte zeigt die Reihenfolge der Schritte. Eine Wertstromkarte zeigt auch Zeit, Bestände, Warteschlangen, Informationsfluss und die Stellen, an denen die Umsetzung an Tempo verliert.

Es wird am häufigsten in der Produktion eingesetzt, eignet sich aber auch für Qualität, Logistik, Instandhaltung, Auftragsbearbeitung, Service und administrative Prozesse mit Bezug zur Produktion.

Zuerst wählt das Team einen Prozess oder eine Produktfamilie aus. Danach sammelt es Daten, zeichnet den aktuellen Zustand, berechnet die Durchlaufzeit, erkennt Verluste, entwirft den Soll-Zustand und legt einen Maßnahmenplan fest.

Für den Start reichen ein Whiteboard, eine Tabelle oder ein einfaches Diagramm-Tool. Bei größerem Umfang ist es sinnvoll, die Karte mit Daten aus ERP, MES, WMS oder dem Qualitätssystem zu verbinden.

Das ist meist eine falsch verwendete Formulierung. Der korrekte Name der Methode lautet Value Stream Mapping.