Von Tabellen zu einem einheitlichen System: Eine Anwendung zur Preisverwaltung für Filialnetze

Die manuelle Preisberechnung in umfangreichen Tabellenkalkulationen konnte mit dem Umfang der Geschäftstätigkeit unseres Kunden nicht mehr Schritt halten. Eine Kette mit über 200 Verkaufsstellen benötigte ein Tool, das Daten zusammenführt, Preisregeln strukturiert und die Erstellung verschiedener Preislistenvarianten an einem Ort ermöglicht. So entstand eine Preisverwaltungsanwendung (oder Die Anwendung zur Preisverwaltung), die speziell auf die Geschäftsprozesse des Kunden zugeschnitten wurde.

Vor Beginn des Projekts wurden die Daten aus der Datenbank abgerufen, in umfangreiche Übersichten übertragen und manuell bestimmten Produktsegmenten zugeordnet. Anschließend verglichen die Mitarbeiter diese Daten mit Marktinformationen, die von externen Tools zur Preisüberwachung in der unmittelbaren Umgebung bereitgestellt wurden.

Jede Aktualisierung erforderte das erneute Herunterladen der Daten, deren Klassifizierung sowie die Überprüfung einer beträchtlichen Anzahl von Einträgen. Angesichts des großen Umfangs der Maßnahmen war dies ein langwieriger Prozess, der von manuellen Arbeitsschritten abhängig war.

Der Kunde von explitia benötigte eine einheitliche Lösung für das gesamte Netzwerk. Die Anwendung zur Preisverwaltung sollte die wichtigsten Regeln aus den Tabellenkalkulationen in eine einzige Umgebung übertragen und Daten aus umfangreichen Datenbanken verarbeiten.

Die Produkte wurden unter Berücksichtigung unterschiedlicher Preisgestaltungsstrategien in Segmente unterteilt.

Das System berücksichtigt zudem die Produktkategorie, saisonale Schwankungen, festgelegte Margengrenzen sowie Marktinformationen. Die genauen Formeln bleiben weiterhin dem Geschäftskunden vorbehalten.

App führt Berechnungen gemäß gemeinsam mit dem Kunden entwickelten Regeln durch , und der Benutzer erhält Preisvorschläge, die er überprüfen kann, bevor die Preisliste an das Netzwerk übermittelt wird.

Das System ermöglicht es, bis zu 10 Preissimulationen zu speichern, die verschiedene Varianten der Preisliste für das gesamte Netzwerk darstellen, sodass das Team die Einstellungen vergleichen kann, bevor die ausgewählte Version genehmigt wird.

Ein Mitarbeiter kann den Preis eines bestimmten Produkts auch manuell ändern. Die App Es wird dann überprüft, ob der Wert nicht unter den festgelegten Rentabilitätsschwellenwert fällt. Die Validierung hilft dabei, Fehler zu erkennen, und verringert das Risiko, dass Preise an die Verkaufsstellen weitergeleitet werden, die nicht den festgelegten Regeln entsprechen.

Die Kombination aus automatischen Berechnungen und manuellen Anpassungen gibt dem Nutzer die Kontrolle über die endgültige Preisliste; somit unterstützt das System die Entscheidungsfindung, ersetzt sie jedoch nicht.

Ebenso wichtig ist die Aktualität der Informationen zu regulierten und subventionierten Preisen sowie zu den aktuellen Änderungen im Produktkatalog. Das System muss mit möglichst aktuellen Daten arbeiten, da veraltete Eingabedaten sich unmittelbar auf die Qualität der nachfolgenden Berechnungen auswirken.

Die Preislogik allein reicht jedoch nicht aus. Die Aktualität und Qualität der Daten hängen von den Quellen ab, auf die das System zurückgreift. Daher sind klare Regeln für die Aktualisierung, Kontrolle und Verantwortlichkeit für die einzelnen Quellen von entscheidender Bedeutung – und zwar seitens der Teams, die diese Daten laufend eingeben und pflegen.

Das System wurde bereits installiert und dem Kunden zusammen mit den Bedienungs- und Installationsanleitungen zur Verfügung gestellt. Die regelmäßige Nutzung steht erst am Anfang, weshalb wir derzeit noch keine Angaben zu Zeiteinsparungen oder Auswirkungen auf das Geschäftsergebnis veröffentlichen.

Bereits jetzt lässt sich jedoch eine organisatorische Veränderung erkennen. Regeln, Simulationen und Validierung wurden in einem einzigen Tool zusammengefasst. Die Anwendung zur Preisverwaltung ist in der Lage, einen Großteil der zuvor manuell in Tabellenkalkulationen durchgeführten Vorgänge zu ersetzen und die Erstellung einer einheitlichen Preisliste für das gesamte Netzwerk zu vereinfachen; ihre Wirkung lässt sich nach der Auswertung der Daten aus der täglichen Arbeit der Nutzer beurteilen.

Dieses Modell eignet sich überall dort, wo ein Unternehmen Waren in großen Mengen einkauft, diese in kleineren Einheiten weiterverkauft und die Preise für ein umfangreiches, auf mehrere Standorte verteilten Produktsortiment laufend verwalten muss.

Sein Potenzial sehen wir unter anderem in: Lebensmittel- und Convenience-Handelsketten, Großhandelsunternehmen sowie Reifenhandelsketten, dem Vertrieb von Schmierstoffen, Handelsketten für Kfz-Teile und -Zubehör, Drogerie- und Kosmetikketten, dem Vertrieb von Baustoffen und Baumarktketten, Großhandelsunternehmen für Elektro- und Installationsbedarf, im Vertrieb von Büro- und Druckereibedarf, in Zoofachhandelsketten, im Vertrieb von Düngemitteln und Pflanzenschutzmitteln, in Handelsketten für Haushaltsgeräte und Unterhaltungselektronik sowie in Unternehmen, die sich mit dem Vertrieb von Industrie- und Technikartikeln befassen.

Die konkreten Preisregeln werden stets unterschiedlich sein, ebenso wie die Margenschwellen, saisonale Schwankungen und Marktfaktoren, die die Preisgestaltung beeinflussen. Der Kern des Prozesses bleibt jedoch derselbe: eine einzige Datenbank, die Segmentierung des Katalogs, der Vergleich der Preisvarianten und die Preisprüfung vor der Veröffentlichung im Internet.

Erstellen Sie Ihre Preislisten immer noch in Tabellenkalkulationen oder führen Sie Daten aus mehreren Quellen manuell zusammen? Zeigen Sie uns bitte, wie dieser Prozess abläuft. Wir werden ein Beispiel-Arbeitsblatt, die Datenquellen und die Bewertungsgrundsätze analysieren. Auf dieser Grundlage werden wir aufzeigen, welche Phase als erste in das System übernommen werden sollte.